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La gestion de clé sur tableau excel

Tableau Excel pour la gestion des clés

La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les entreprises. À ce jour, le suivi des clés se fait se de manière artisanale, parfois à l’aide d’un tableau Excel, mais aucun tableur n’existe sur le marché pour “automatiser” le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain. Ainsi, dans cet article, nous allons vous présenter comment gérer vos clés au travers d’un tableau Excel, ses avantages et inconvénients et quelles sont les alternatives adaptées.  

Le fonctionnement d’un tableau Excel pour l’organisation des clés

Organiser vos clés sur un tableau Excel est une tâche compliquée et chronophage. Pour commencer, il vous faut créer un tableau indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires : date d’entrée, date de sortie, localisation, responsable, adresse… pour pouvoir gérer et tracer vos clés. Vous pourrez ainsi personnaliser à votre façon le tableau Excel, vous permettant de gérer vos clés au quotidien et de toujours garder un oeil sur celles-ci. 

L’utilisation d’Excel implique de créer une multitude de colonnes et de feuilles de calcul, une tâche parfois complexe lorsque l’on débute. Pour suivre et tracer vos clés, il est nécessaire de créer un tableau annexe indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires qui seront ensuite réutilisées pour le suivi des transactions. 

Ensuite, il vous faudra automatiser le tout pour qu’il y ait une liaison entre tous ces tableaux. Et ainsi vous pourrez depuis les cellules d’un tableur créer des formules à partir des données et mettre en place des formules qui se chargent de calculer automatiquement des valeurs variées telles que la date d’entrée et de sortie, le nombre de clés en agence.

“Il vous faudra jouer sans cesse avec les filtres, les colonnes masquées, les tableaux croisés dynamiques pour afficher l’information voulue.”

Les inconvénients d’un tableau Excel pour la gestion des clés

L’utilisation d’un tableau Excel pour l’organisation de vos clés a aussi de nombreux inconvénients :

Un faible niveau de sécurité

La sécurité est un point majeur surtout quand on doit gérer une très grande quantité de clés. Même s’il est possible d’ajouter une protection par mot de passe dans le tableau Excel, il est difficile de sécuriser les données qui circulent et le fichier peut être facilement piraté. 

De plus le tableau Excel ne permet pas de tracer les données, et il est impossible de savoir qui a utilisé ou qui est venu supprimer des lignes sur un fichier partagé. (Pas de gestion de rôles, n’importe qui peut modifier le fichier).

Le fichier peut être perdu et plusieurs versions de celui-ci peuvent exister, rendant la méthode peu fiable et sujette à des problèmes.

Une interface trop complexe 

L’utilisation d’un tableau Excel implique un grand nombre des colonnes et de feuilles de calcul, à quoi s’ajoutent des difficultés de lisibilité et d’actualisation du tableau. Il vous faudra sans cesse utiliser les filtres pour afficher l’information voulue. Il faudra souvent indiquer avec un code couleur adapté les lignes ou colonnes pouvant ou ne devant pas être modifié.

Pas de notifications 

Avec Excel, il est impossible de générer l’envoi de mails pour alerter, par exemple, d’un dépôt ou retrait de clés par votre invité ou votre prestataire.

Pas d’actualisation automatique

Vous devez saisir chaque mouvement : lors de la réception de la clé, son transfert, etc. des opérations souvent chronophages et pénibles. De plus cela ne remplace pas la création des bons de sorties à remplir à la main. 

Pour éviter une perte de temps dans l’exécution de leurs opérations sur une feuille de calcul, les entreprises sont à la recherche d’une solution Web qui leur permettrait de gérer leurs clés plus efficacement. 

Templates et modèles de tableau Excel pour la gestion des clés (Exemples)

Plusieurs modèles et exemples de tableaux Excel existent sur internet. Ils vous permettent de rapidement avoir un outil configuré et adapté à la gestion de clé. Mais ces templates Excel sont souvent anciens et pas adaptés à votre organisation actuelle. Ainsi, nous vous recommandons de l’adapter à votre besoin ou de partir de 0, pour le construire à votre façon. 

Si malgré tout vous souhaitez commencer avec un exemple de tableau Excel, nous vous avons sélectionné un tableau Excel pour que vous puissiez l’utiliser en l’état ou le personnaliser pour mieux l’adapter à vos besoins et ainsi effectuer un suivi de vos clés.

Notre template Excel comprend deux onglets :

  • Entrées et sorties  : Vous devez y indiquer les entrées et les sorties de vos clés ainsi que la date de création de celle-ci
  • Référence : Dès que vous avez une nouvelle référence de clé, vous devez l’ajouter dans l’onglet référence clé. 

Bien maîtriser sa gestion des clés est primordial pour éviter une perte de temps et des ennuies. C’est pour cette raison que nous avons développé une solution en ligne de gestion des clés venant remplacer et améliorer votre organisation des clés au quotidien.

 

Myloby : Une solution complète de gestion de clé pour remplacer votre tableau Excel

MyLoby est une solution de gestion clé s’adressant aux professionnels cherchant à simplifier et optimiser leur gestion de clés au quotidien. 

Notre logiciel innovant vous permettra de suivre en temps réel vos clés et les transactions. De plus, avec sa fonctionnalité d’import, vous pourrez directement importer votre fichier Excel contenant l’ensemble des informations liées à vos clés pour démarrer. Vous permettant de gagner un temps précieux au moment de l’onboarding de votre compte Myloby.

 

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos besoins et vous présenter notre solution

Comment notre solution de gestion de clé fonctionne-t-elle ?

Myloby est un logiciel SAAS permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique vous permettant d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant les erreurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés. Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’oeil.

Enfin, vous pouvez vous appuyer ponctuellement sur notre large réseau de relais en France pour gagner en flexibilité et déposer les clés dans les lieux sécurisés en évitant que vos prestataires gardent les clés avec eux . 

Myloby offre plusieurs avantages : 

  • Des alertes en temps réel en cas de non-retour de la clé
  • Une cartographie de vos clés en temps réel 
  • La suppression des tâches administratives chronophages
  • La traçabilité et le suivi complet de votre clé (en agence, mais également sur le terrain)

Vous aurez également la possibilité d’importer votre tableau Excel directement sur notre logiciel, vous permettant de très rapidement importer toutes vos clés.

 

Fonctionnalités Excel MyLoby
Gestion et suivi des clés
Traçabilité des clés
Sécurité des données
Organisation des clés physiques
Gestion des prestataires et clients
Actualisation automatique
Suivi des clés sur le terrain
L’envoi de mails

 

 

En conclusion, avec Myloby c’est : 

  1. Un gain de temps précieux dans la gestion de vos clés
  2. Un logiciel complet pour votre organisation des clés au quotidien
  3. Une solution sécurisée

Myloby est une solution qui remplacera votre tableau Excel et vous fera gagner un temps précieux dans la gestion de vos clés.

Myloby lance son la solution de gestion de clés à destination des professionnels de l’immobilier

 

La gestion de clés a toujours été une tâche récurrente, rébarbative, chronophage, mais obligatoire pour les professionnels de l’immobilier. Rien que pour le suivi et la traçabilité des trousseaux, la gestion des clés s’apparente à un véritable casse-tête. C’est pour ces raisons que Myloby,, a décidé d’évoluer pour devenir expert dans la gestion des trousseaux de clé en agence immobilière, en lançant son logiciel de gestion de clés à destination des professionnels. On vous en parle dans cet article !

Myloby, une solution SAAS (Software as a Service) pour gérer et optimiser la gestion des clés

Depuis quelques années, MyLoby vous accompagne dans la gestion et la remise de vos clés grâce à un réseau de  +200 relais en France. Mais aujourd’hui, MyLoby élargit son offre de service en s’adressant aux professionnels cherchant à simplifier et optimiser leur gestion de clés au quotidien. Pour ce faire, nous avons revu notre solution de A à Z en incluant les meilleurs experts dans ce domaine : nos futurs clients.

Dans le monde de la gestion locative et du syndic de copropriété, l’un des enjeux majeurs pour se démarquer de ses concurrents consiste à se recentrer sur la relation client pour la remettre au coeur du métier. Pour ce faire, il est nécessaire d’y consacrer plus de temps. Le temps perdu en agence sur la gestion des clés est considérable. L’enjeu de Myloby est donc de faire gagner plusieurs dizaines voire centaine d’heures par mois aux gestionnaires pour pouvoir se recentrer sur les tâches qui apportent de la valeur au client.

À ce jour, le suivi des clés se fait se de manière artisanale, parfois à l’aide d’un tableau Excel, mais aucune solution n’existe sur le marché pour ‘automatiser le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain.

L’objectif de MyLoby, fluidifier la gestion des clés en agence

Notre objectif est de vous faire gagner un temps précieux.

Pour cela , nous avons développé notre solution avec l’aide de nombreux professionnels de l’immobilier travaillant en agence et avons recensé leur besoin et contrainte. Notre logiciel est un condensé de ces nombreux retours. Ainsi, nous sommes capables d’accompagner le professionnel de l’immobilier dans la structuration de la gestion des clés physiquement dans chacune des agences, en passant du rangement de la clé, à la gestion des droits de chaque collaborateur de l’agence, pour terminer au prestataire venant récupérer le trousseau dans l’agence. Notre outil permet de tracer chaque action effectuée sur chacune des clés de l’agence, mais également de savoir à tout moment qui est en possession de la clé, ou qui a rangé la clé à quel endroit dans l’agence.

Pour les professionnels disposant de plusieurs agences physiques, nous leur proposons également de matérialiser leur maillage d’agence pour que les clés puissent facilement circuler d’une agence à une autre.

De plus, nous mettons à disposition ponctuellement notre réseau de plus de 200 Relais MyLoby en cas de besoin.

Grâce à Myloby, la gestion de clés pour les agences immobilières est désormais simple et sécurisée. 

 

Professionnels de l’immobilier : Boostez votre productivité avec le logiciel de gestion de clés Myloby

Simple et pratique, avec notre solution vous ne vous souciez plus de ces clés encombrantes que vous avez toujours peur de perdre. De plus, MyLoby offre de nombreux autres avantages pour les professionnels de l’immobilier :

  • Le suivi permanent de la clé : en agence, en relais, mais également sur le terrain.  Vous savez en permanence qui est en possession de la clé;
  • Une facilité d’utilisation : notre solution est disponible sur ordinateur et téléphone en responsive. Avec notre nouvelle version, plus besoin de téléchargement ou de création d’un compte.
  • L’historique complet de toutes les clés disponible à tout moment : Agissant comme une blockchain,  notre solution permet d’identifier toutes les transactions qu’aura réalisées la clé en cas de besoin
  • Une méthode de rangement efficace et uniformisée venant s’adapter à vos rangements et porte-clés déjà présents dans toutes les agences pour éviter les pertes de temps ou la perte des clés. Nous pouvons également proposer des armoires de rangement sur mesure disponible sur notre catalogue.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos besoins et vous présenter notre solution.

En tant que spécialiste de la gestion de clés, Myloby offre un véritable avantage aux professionnels de l’immobilier et peut convenir à tous les métiers qui sont confrontés au quotidien à la gestion de nombreuses clés : l’immobilier de bureau, les agences de services à la personne, les concessionnaires automobiles, les bailleurs sociaux…

Il est d’ailleurs possible de tester notre solution GRATUITEMENT, puisque nous vous offrons les 10 premières clés en gestion. 

Comment la solution SAAS de gestion de clés MyLoby fonctionne-t-elle ? 

MyLoby est un logiciel SAAS disponible sur ordinateur et téléphone permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique. Ainsi, vous pouvez piloter l’ensemble de vos clés et suivre directement en ligne avec qui se trouve vos clés, leur historique, déléguer des droits de gestion à vos collaborateurs et gérer l’accès de vos clés à vos prestataires, ponctuellement ou en permanence.

MyLoby s’adapte à l’organisation et aux modes de gestion déjà mis en place, tout en les optimisant. Afin de superviser et sécuriser la transmission des clés, MyLoby propose aux agences de créer leur propre réseau, comprenant toutes les personnes susceptibles  de réceptionner et de garder les clés, à savoir: les agences immobilières, gardiens d’immeubles, l’accueil des bureaux, poste de sécurité.

Pour récupérer la clé sans besoin, de créer un compte, un lien est envoyé au moment de l’invitation à chacun des intervenants afin qu‘il puisse être guidé au moment de récupérer la clé.

Le point relais : sécuriser la garde de vos trousseaux de clés chez un tiers de confiance pour optimiser le temps de trajet de vos prestataires et collaborateurs

Pour aider les professionnels de l’immobilier au quotidien, chez MyLoby, nous avons choisi de mettre nos points relais ponctuellement à la disposition du professionnel en cas de besoin pour sécuriser le trousseau de clés ou optimiser le temps de trajet lié à la gestion de clés quotidienne. 

Myloby fonctionne grâce une puissante synergie entre un logiciel Saas et un réseau de Relais qui compte actuellement 211 établissements (hôtels, magasins Franprix, kiosques à journaux, E.Leclerc Relais, et commerces indépendants).

Ainsi nos utilisateurs peuvent s’appuyer sur notre réseau de relais en cas de besoin, permettant d’optimiser le parcours des clés et les temps de trajet, mais également pour sécuriser le trousseau et éviter que le prestataire ne garde les clés sur lui. La solution que nous proposons permet donc de diminuer grandement le risque de perte de clé par le prestataire, le tout en toute sécurité. 

“Un service qui met l’humain au centre du système” 

Facilitez votre gestion de clé entre particuliers

En tant qu’experts de la gestion de clés, nous sommes au courant de problématiques que rencontrent au quotidien les gestionnaires de location. Parmi celles qui posent le plus de problèmes, il y a bien sûr celle de la gestion de remise de clé entre particuliers. En effet, en tant que gestionnaire de location, vous vous devez d’être présent à chaque état des lieux d’entrée et de sortie afin de procéder aux remises de clés pour vos locataires. Chez MyLoby, nous avons mis en place une solution complète afin de faciliter la gestion de votre location entre particuliers. Que ce soit pour des locations de vacances Airbnb ou des sociétés de services à la personne, nous simplifions votre processus de gestion de remise de clés et nous vous faisons gagner un temps précieux, à vous comme à vos locataires. On vous en parle !

Les avantages de la gestion de clé location entre particuliers

Vous êtes propriétaire d’une maison ou d’un appartement et vous le louez aux particuliers pour les vacances ? Vous cherchez une solution qui vous permettrait de ne plus gérer en direct la remise des clés ? MyLoby a la solution ! Effectivement, MyLoby est une application mobile qui vous permet de gérer à distance le dépot et la remise de clés de votre location saisonnière.

Pour un tout petit prix, nous nous occupons de la gestion de vos clés pour location entre particuliers. Notre application vous permet d’être alerté, en temps réel et de savoir où, quand et avec qui sont vos clés à l’instant T. Il est possible de déposer et de retirer vos clés autant de fois que vous le souhaitez et de changer de relais. Vous êtes assuré de l’anonymat et de la sécurité de vos clés, mais surtout, vous n’avez plus besoin de vous soucier par quel moyen vous allez remettre vos clés à votre locataire ou toute autre personne.

Vous pouvez également simplifier votre crédit immobilier avec Pretto qui propose une plateforme en ligne pour vous permettre de comparer les meilleurs taux immobilier et d’avoir une simulation de crédit immobilier personnalisée

Comment fonctionne la remise de vos clés de location entre particuliers  ?

Votre smartphone et l’application Myloby suffisent à utiliser notre service. Dans un premier temps, il vous est demandé de choisir votre relais, puis d’y apporter votre clé. Une remise de clés location entre particuliers peut être réalisée pour autant de clés que vous désirez, chaque clé faisant l’objet d’un abonnement. Sur notre site, la personne que vous autorisez à retirer votre clé est appelée « invité ». À partir du menu « contacts » de votre compte ou depuis votre fiche clé, vous pouvez ajouter un ou plusieurs invités qui n’ont pas de compte Myloby. À l’aide de son adresse mail, vous lui envoyez une invitation à créer un compte et ainsi l’autoriser à récupérer votre clé. Votre invité peut ramener votre clé dans un autre relais, mais vous seul pouvez effectuer ce changement depuis la fiche de votre clé. Le paiement de notre service s’effectue au moment où votre invité retire votre clé auprès du Relais Myloby.

Vos commerçants de proximité jouent les gardiens de clés

Pour aider les particuliers au quotidien dans leur gestion de clés, chez MyLoby, nous avons choisi de mettre le point relais au cœur de votre gestion de clés quotidienne. Plutôt que de laisser votre double de clés au fond d’un tiroir, nous vous proposons de le confier à un point relais près de chez vous. Sélectionné par nos soins, le point relais MyLoby aura alors la charge de gardienner votre jeu de clés et de le confier à toute personne nécessitant un jeu de clés de votre habitation. Invités Airbnb, prestataires de sociétés de service à la personne ou simplement membre de votre famille, notre service simplifie la gestion de clé au quotidien en vous faisant gagner du temps et de la sérénité.

La gestion de clé location entre particuliers : la sécurité avant tout !

Notre service est 100 % sécurité. Vous savez toujours où se trouve votre clé. Votre clé pour locations de vacances Airbnb ou pour votre sociétés de service à la personne est identifiée par un code qui change à chaque dépôt. Ni le Relai, ni Myloby ne le connaissent, pas plus qu’ils n’ont accès à votre nom et votre adresse. Seule votre adresse mail est connue. Vos clés sont en sécurité dans une boîte ne pouvant contenir qu’un nombre limité de clés. Le service MyLoby est actuellement présent dans 16 villes en France, dont Paris, Nice, Grenoble, Lille, Saint-Malo, Lyon, Tignes, Marseille, Grenoble et Lille. Pour toute question, il vous est possible de nous joindre par téléphone au 09 72 53 43 45 ou bien via notre adresse mail : info@myloby.fr.

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