À la découverte des Clés : Une épopée de sécurisation et de gestion des accès

À la découverte des Clés : Une épopée de sécurisation et de gestion des accès

La clé, cet objet du quotidien, de la préhistoire à nos jours

Dans le vaste monde de la sécurité et de la gestion des clés, un accessoire discret mais essentiel a su traverser les âges en gardant jalousement les secrets des portes verrouillées. La clé, humble servante des secrets et gardienne des trésors, a parcouru un long chemin depuis ses modestes origines.

Nous vous invitons avec ces quelques lignes à un voyage à travers le temps pour découvrir l’origine de la clé, son utilisation dans les civilisations anciennes, son évolution ingénieuse, les différentes variétés de clés et la complexité qu’elles revêtent, tout en abordant la question des pertes de clés et la nécessité d’une gestion intelligente pour préserver la sécurité.

Et qui mieux que Myloby, l’expert en gestion des clés, pour vous accompagner dans cette aventure ?

Les Origines de la clé

La clé, ce petit objet qui ouvre les portes et dévoile les mystères cachés, a une histoire qui remonte à l’aube de l’humanité. À l’époque préhistorique, nos ancêtres vivaient dans des grottes et des abris naturels.

Pour se protéger des prédateurs et des éléments, ils utilisaient des moyens simples mais astucieux pour sécuriser leurs habitations. L’un de ces moyens consistait à utiliser des pierres et des bâtons pour créer des dispositifs rudimentaires de verrouillage. Ces dispositifs, bien que primitifs, pouvaient être considérés comme les premiers ancêtres de la clé. Les pierres étaient placées de manière à bloquer l’accès à une entrée ou une cavité, tandis que les bâtons étaient utilisés pour déverrouiller cette barrière improvisée. Ces objets servaient à la fois de clés et de serrures, permettant ainsi de contrôler l’accès aux habitats préhistoriques.

Avec l’avènement de la civilisation, la clé a évolué pour s’adapter aux besoins croissants de sécurité mais pas seulement.

Les clés de l’Antiquité étaient bien plus que de simples outils pour ouvrir des portes.

Elles étaient des symboles de pouvoir, de sécurité et de mystère. Des temples mésopotamiens aux tombes égyptiennes, des cités grecques aux palais romains, les clés occupaient une place centrale dans les civilisations antiques.

En Mésopotamie, berceau de la civilisation, les clés jouaient un rôle crucial dans la sécurité des temples et des trésors sacrés. Les prêtres, détenteurs des connaissances et des richesses de l’époque, portaient des clés en tant que symboles de leur pouvoir et de leur autorité. Ces clés étaient souvent fabriquées en métaux précieux, tels que l’or ou l’argent, pour souligner leur importance et leur statut.

Dans la Grèce antique, les clés étaient également emblématiques du pouvoir et de la liberté. Les clés étaient souvent utilisées pour ouvrir les portes des cités-États, symboles de l’autonomie et de l’indépendance des Grecs. Les citoyens libres portaient des clés en signe de leur appartenance à la communauté et de leur droit d’accès aux lieux publics.

L’Empire romain accordait une grande importance à la sécurité et au contrôle de ses vastes territoires. Les clés étaient utilisées pour verrouiller les portes des villas, des temples, des prisons et des bâtiments administratifs. Les clés étaient également utilisées comme symboles d’autorité par les empereurs et les fonctionnaires romains.

En Egypte, les clés étaient utilisées dans le contexte funéraire. Les pharaons et les membres de l’élite étaient enterrés avec des trousseaux de clés, censés leur permettre d’accéder aux mystères de l’au-delà. Ces clés étaient souvent représentées dans les tombes et les fresques funéraires, soulignant leur rôle essentiel dans le voyage de l’âme après la mort. Les premières clés égyptiennes étaient souvent de petite taille et relativement simples dans leur conception. Elles étaient généralement en bronze, un matériau couramment utilisé dans la métallurgie de l’époque. La forme la plus commune était celle d’une petite tige incurvée munie d’un bouton ou d’une boucle à une extrémité pour faciliter la prise en main.

Ces dernières étaient encore loin d’atteindre la sophistication que nous connaissons aujourd’hui. Au fil des siècles, la clé a subi de nombreuses transformations. Des systèmes de pênes à ressort aux serrures à combinaison mécanique, chaque époque a apporté son lot d’innovations. Les serruriers et les inventeurs ont rivalisé d’ingéniosité pour créer des mécanismes toujours plus complexes, défiant ainsi les voleurs et les intrus.

Les différentes clés

Avec l’avènement des temps modernes, l’artisanat s’est développé, ouvrant la voie à des clés de plus en plus complexes. Les serruriers ont perfectionné leurs compétences pour créer des mécanismes sophistiqués, tels que les clés à dents, les clés à gorges et les clés tubulaires. Chaque clé est unique, adaptée à une serrure spécifique.

Les clés à puce, les clés magnétiques et les clés électroniques sont désormais monnaie courante, apportant une sécurité accrue mais aussi un défi de gestion plus important.

La gestion de ces différentes clés peut être un véritable casse-tête. Les serruriers, les administrateurs de biens et les responsables de la sécurité par exemple doivent s’assurer que les bonnes clés sont attribuées aux bonnes personnes et que les accès sont contrôlés de manière efficace. C’est un défi constant, car les pertes de clés peuvent avoir des conséquences coûteuses et compromettre la sécurité des lieux.

La clé, depuis ses modestes origines, a connu une évolution spectaculaire pour devenir un outil essentiel de sécurité et de gestion.

La solution pour éviter les pertes de clés

Cependant, la perte de clés reste un problème récurrent qui peut entraîner des coûts élevés et des désagréments considérables. Heureusement, chez Myloby nous accompagnons les entreprises pour simplifier et sécuriser la gestion des clés avec une solution innovante de traçabilité et de suivi des échanges.

Grâce à notre logiciel, nous permettons aux entreprises de gérer leurs clés de manière plus efficace et de prévenir les pertes inopinées. Nous facilitons également la commande et la reproduction des clés et vigiks, en offrant ainsi un accompagnement complet à nos clients.

Avec Myloby à vos côtés, vous pourrez dire adieu aux tracas des pertes de clés et profiter d’une gestion plus sécurisée et simplifiée de vos précieuses ouvre-portes.

Pourquoi vous avez besoin d’une armoire connectée pour gestion de clés?

Pourquoi vous avez besoin d’une armoire connectée pour gestion de clés?

Quel que soit le type d’entreprise, quand plusieurs utilisateurs ont accès à un même objet (clés, outils, livres, matériels, fournitures, véhicules…), le manque de suivi et de traçabilité de ces objets implique souvent des pertes ou des oublis dont on ne connaît pas la provenance. Pour répondre à cette problématique, une seule réponse : Une armoire Armoire connectée de gestion de clés permet de contrôler et de connaître les mouvements des clés par rapport aux utilisateurs.

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

Myloby est une plateforme permettant de sécuriser et de gérer les transferts de responsabilité d’un objet, d’un lieu vers une personne, entre deux personnes, et d’une personne vers un lieu. Les transactions sont authentifiées certifiés et sécurisés par la technologie blockchain.

Une gestion des droits et temporalité des accès

Vous pourrez constituer votre équipe de collaborateurs pour attribuer les droits à chacun, créer une liste d’utilisateur externe à votre entreprise qui pourront avoir accès aux clés et également ajouter une plage d’accès qui vous avertit quand l’utilisateur oublie de rapporter une clé. Vous saurez à tout moment qui a la clé sous sa responsabilité ou si cette dernière et bien revenu en agence

Une digitalisation des Données

Vous pourrez créer votre fiche clé avec photo, accédez à un récapitulatif des clés disponible dans un lieu ou de la personne qui les détient et Intégrer une description à votre clé

Une plateforme Automatisée

Vous pourrez accéder à un historique de toutes transactions en concession et sur le terrain et avoir une solution accessible à tous et à tout moment avec l’utilisation du smartphone

Un transfert de responsabilité

Myloby s’appuie sur la Blockchain « Tezos » qui permet d’authentifier et certifier chaque transfert de clé 

  • À tout instant la personne qui récupère la clé à accès aux informations de celles-ci (photo, description…)
  • En scannant le QR code ou en communiquant le code de retrait, l’utilisateur signe électroniquement la récupération de la clé.

Comment ça fonctionne : 

Myloby est un logiciel SAAS permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique vous permettant d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant les erreurs. Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés.

Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.  On vous en parle !

Un espace de rangement de vos clés grâce à l’Armoire connectée

Cette solution vous permettra de :

  • Sécuriser l’accès aux clés grâce à un code unique généré automatiquement au moment du retrait ou du dépôt par votre client
  • Être notifiés en temps réel quand votre client récupère et dépose la clé dans l’armoire
  • Dématérialiser le retrait et la restitution de vos véhicules
  • Gérer les droits et la temporalité des accès à vos clés
  • Assurer le suivi et la traçabilité des clés.

Caractéristiques techniques de nos armoires Connectées

Nos partenaires ont pu tester notre armoire connectée

FC Grenoble rugby

Myloby, membre du XV des start-ups, met à la disposition du FC Grenoble Rugby une armoire connectée aux couleurs du club. 

« Nous avons bien conscience que le milieu du Rugby, en plus d’être prenant, est un espace de rencontre privilégié entre acteurs économiques d’une région. C’est totalement le cas avec le FCG, donc pour résumer, je dirai que c’est une réelle opportunité de lier le plaisir sportif avec notre activité pro au quotidien !”

Notre fondateur Matthieu Rakotobe qui a effectué la livraison de l’armoire au stade des Alpes de Grenoble

MyLoby, une plateforme de gestion des clés d’une flotte de véhicules

MyLoby, une plateforme de gestion des clés d’une flotte de véhicules

Quel que soit le type d’entreprise, la gestion des clés de véhicules intègre les mêmes activités et responsabilités. Gérez un parc automobile apporte divers avantages notamment : l’optimisation des coûts logistiques, la planification de l’emploi des véhicules de transport et engins de manutention, mais aussi de garantir la disponibilité de ces derniers pour d’éventuels besoins logistiques ou de transport.

Mais la gestion d’un parc automobile est une tâche complexe, puisque la moindre mauvaise organisation peut générer d’importants coûts, mais également des risques d’accident ou encore elle peut nuire à la bonne satisfaction des clients. Et quand plusieurs utilisateurs ont accès à un même objet (clés, outils, livres, matériels, fournitures, véhicules…), le manque de suivi et de traçabilité de ces objets implique souvent des pertes ou des oublis dont on ne connaît pas le responsable.

Ce manque de suivi a un impact réel et concret dans toute entreprise. Avec Myloby, nous vous assurons une bonne optimisation dans la gestion de vos clés de votre flotte de véhicule.

Myloby, la solution SAAS pour gérer et optimiser la gestion des clés en concession

Myloby est un outil qui centralise votre gestion des clés sur une même plateforme pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Avec Myloby nous facilitons la gestion des clés de véhicules et de vos accès en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

Comment la solution SAAS de gestion de clés MyLoby fonctionne-t-elle ? 

MyLoby est un logiciel SAAS disponible sur ordinateur et téléphone permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique. Ainsi, vous pouvez piloter l’ensemble de vos clés et suivre directement en ligne avec qui se trouve vos clés, leur historique, déléguer des droits de gestion à vos collaborateurs et gérer l’accès de vos clés, ponctuellement ou en permanence. MyLoby s’adapte à l’organisation et aux modes de gestion déjà mis en place, tout en les optimisant. Pour récupérer la clé vous n’avez pas besoin de créer un compte : un lien est envoyé au moment de l’invitation à chacun des intervenants afin qu’il puisse être guidé  pour récupérer la clé.

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

 Myloby est une plateforme permettant de sécuriser et de gérer les transferts de responsabilité d’un objet, d’un lieu vers une personne, entre deux personnes, et d’une personne vers un lieu. Les transactions sont authentifiées certifiés et sécurisés  par la technologie blockchain

Une gestion des droits et temporalité des accès

Avec Myloby pour pourrez gérer les droits, mais également la temporalité à l’accès sur l’ensemble de vos voitures.

Vous pourrez

  • Constituer votre équipe de collaborateurs pour attribuer les responsabilités à chacun.
  • Créer une liste d’utilisateur ponctuel
  • Ajouter une plage d’accès qui vous avertit quand l’utilisateur oublie de rapporter une clé.

Une digitalisation des Données

Vous pourrez : 

  • Créer votre fiche clé avec photo
  • Récapitulatif des clés disponible en concession ou de la personne qui les détient
  • Intégrer une description à votre clé

Une plateforme Automatisée

Vous pourrez : 

  • Un historique de toutes transactions en concession et sur le terrain
  • Une solution accessible à tous et à tout moment avec l’utilisation du smartphone

Un transfert de responsabilité

Vous pourrez : 

  • Myloby s’appuie sur la Blockchain « Tezos » qui permet d’authentifier et certifier chaque transfert de clé
  • À tout instant la personne qui récupère la clé à accès aux informations de celles-ci (photo, description…)
  • En scannant le qrcode ou en communiquant le code de retrait, l’utilisateur signe et récupère la clé.

Myloby : Une solution pour les agences immobilières

Myloby : Une solution pour les agences immobilières

Myloby propose une solution pour les agences immobilières de gestion des trousseaux de clés . La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les agences avec un grand nombre de clés en circulation, nécessitant temps et organisation pour les gérer et éviter des impacts négatifs sur l’agence. Ainsi, au travers de cet article nous allons voir comment les clés sont aujourd’hui gérées dans une majorité d’agences et comment mieux les gérer au quotidien.  

Comment fonctionne la solution pour les agences immobilières ?

Afin d’apporter la solution la plus complète possible, il est nécessaire de comprendre les différents enjeux et fonctionnements de la gestion des clés pour une agence. Nous avons donc pris contact avec plusieurs agences telles que des agences de gestion locative ou encore de syndic de copropriété. Suite à nos appels auprès de ces plusieurs agences et à différentes zones géographiques, leurs gestions de clés restent similaire :  

Pour récupérer la clé en agence immobilière

En agence, pour récupérer les clés le gérant ou l’assistant doit mandater un prestataire pour que celui-ci les récupère et l’information est transmise (par mail ou par téléphone, parfois même seulement à l’oral entre deux portes) à la personne en charge de l’accueil.

Chaque clé en agence contient un numéro de série qui doit être entré dans le tableau Excel ou le cahier de bord et de suivi pour connaître l’emplacement de la clé dans la boîte de rangement.

Pour récupérer la clé, le prestataire doit passer à l’agence et la personne en charge de l’accueil va sur le tableur Excel de clés pour savoir à quel endroit se trouve la clé dans l’armoire de rangement . La personne de l’accueil demande ensuite au prestataire de signer un bon de sortie qu’elle classe ensuite dans le cahier de bord avec la date et l’heure de sortie de la clé. Enfin pour garder un suivi de cette clé, la personne en charge de l’accueil entre dans le tableau Excel la date et l’heure à laquelle la clé est sortie.

 Pour déposer la clé en agence : 

Pour effectuer le retour de la clé en agence par le prestataire, une signature sur le bon de retour est nécessaire. La personne entre donc dans le tableau Excel que la clé est bien rentrée (heure, date) et prend note de l’emplacement de la clé dans la boîte.

Si l’agence est fermée, le retour de la clé par le prestataire peut être effectué directement dans la boîte aux lettres de celle-ci, sans réel traçage ou garantie. 

 Problèmes relevés dans la gestion des clés

Après avoir compris le fonctionnement de la gestion des clés en agence, nous avons pu relever différents problèmes : 

  1. L’invitation d’accès à la clé peut s’avérer chronophage (pas d’automatisation)
  2. Difficulté de transmission de l’information si la personne chargée de l’accueil change dans la journée et donc risque d’erreur/oubli. 
  3. Aucune indication si la clé est bien présente en agence ou déjà avec un autre prestataire / gestionnaire
  4. Impossibilité de savoir qui a récupéré la clé dans l’agence et quand
  5. Le gestionnaire n’a jamais de visibilité sur le départ de la clé de l’agence par le prestataire, ce qui s’avère problématique pour le suivi des travaux ou chantiers 
  6. Le temps passé à mettre à jour manuellement le tableur Excel s’avère long et rébarbatif
  7. La traçabilité et suivi de la clé :
  • Lors de la passation de clé, aucun suivi ou traçabilité de cet échange 
  • Aucune possibilité de savoir si la clé a bien été remise sauf quand il est trop tard (la clé n’est plus en agence et cela fait 2 semaines qu’elle est sortie par exemple) 
  • Aucune possibilité de tracer et suivre les mouvements de la clé d’un prestataire à l’autre

Une mauvaise gestion des clés en agence pouvant nuire à l’image de l’entreprise

Une mauvaise gestion des clés dans une agence peut avoir de réel impact sur celle-ci : 

  • Une perte de temps sur les formulaires de transactions 
  • Des difficultés pour retrouver celles qui peuvent dater de plusieurs semaines.
  • Engendrer une clé non disponible ou perdue et ainsi retarder l’avancée des travaux d’un bien immobilier 
  • Cela peut également avoir un impact financier s’il est nécessaire à un moment de changer des pièces de la boîte à clés, si une clé est perdue ou volée
  • Un impact sur l’image de marque de l’agence et du groupe
  • Une fatigue et une perte de temps des collaborateurs qui gèrent les clés au quotidien…

Myloby une solution de gestion de clés pour les professionnels de la gestion locative et de la copropriété

MyLoby est une plateforme de gestion de clé en ligne pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Créé il y a plus de 3 ans, MyLoby vous facilite la gestion de vos clés en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

Myloby, un logiciel construit avec les agences immobilières pour répondre à leurs besoins :

En partant des problématiques évoquées précédemment et grâce à des échanges continues avec les principaux intéressés, nous avons développé une solution intuitive et adaptée pour remédier à la mauvaise gestion des clés en agences. Pour ce faire, nous proposons de nombreuses fonctionnalités : 

L’invitation à récupérer une clé : 

Avec Myloby, l’invitation pour le prestataire se fait par mail depuis l’interface du gestionnaire.  

Plus besoin de communiquer avec la personne en charge de l’accueil.

Visibilité de la clé facilitée  : 

L’indication du rangement de la clé est indiquée sur le QR code accroché aux portes-clé. Le prestataire venant récupérer la clé indique ce numéro à la personne chargée de l’accueil. 

Plus besoin d’aller sur le logiciel pour récupérer l’endroit où se trouve la clé dans le rangement de clé et diminution du risque de perte

Des créneaux horaires ou plages de dates pour accéder à la clé :

Avec Myloby, vous avez la possibilité de donner des créneaux d’accès à la clé permettant de savoir si une clé n’a pas été rendue à l’heure évitant ainsi des déconvenues (pertes de la clé, temps perdu pour rechercher où se trouve la clé, etc…) 

Plus de perte et de temps perdu pour rechercher la clé avant de se rendre compte qu’elle est perdu

Si l’agence est fermée : 

Myloby donne la possibilité au prestataire d’indiquer, via notre plateforme, qu’il a mis la clé dans la boite aux lettres de l’agence, prévenant ainsi la personne en charge de l’accueil par un email automatique.

La personne en charge de l’accueil n’a plus besoin de s’inquiéter pour savoir si la clé a bien été dans la boîte aux lettres, celle-ci est notifiée par e-mail automatiquement.

Une meilleure traçabilité : 

  • Myloby offre la possibilité de suivre et tracer les mouvements de clé en agence, mais également sur le terrain si un prestataire a donné la clé à un prestataire B. 
  • Automatisation de la traçabilité des données de sortie/entrée de chaque clé dans Myloby au moment du scan du QR code 
  • La possibilité de savoir qui a récupéré la clé en dans l’agence immobilière et/ou qui a la clé en temps réel 
  • Un historique complet de tous les échanges de clés, pour toujours pouvoir s’y référer en cas de besoin

Grâce à cette fonctionnalité, nous proposons de toujours savoir qui a la clé en engageant la responsabilité de chaque prestataire. 

Notre réseau de relais ou votre réseau d’agences :

Avec Myloby, vous avez la possibilité d’utiliser ponctuellement notre réseau de relais sur toute la France. De plus, vous avez la possibilité de créer votre propre réseau de relais si vous avez plusieurs agences. 

Vous optimiser le temps de déplacement d’un prestataire lors d’une rénovation 

Intégration de notre solution

Vous avez la possibilité d’intégrer notre solution de gestion des clés au sein de votre agence. Le prestataire pourra recevoir un lien unique et identifiable lui permettant de récupérer une clé. 

La simplicité de notre solution vous permet d’intégrer Myloby à votre propre système

 

Gestion de groupes

Vous avez également la possibilité avec Myloby de gérer votre gestion de groupe (groupes de clés, groupes de gestionnaires, groupes d’invités).

Grâce à cette fonctionnalité, vous faciliter l’ajout de masse sur une clé tout en garantissant une traçabilité personnalisée

Nouvelles fonctionnalités

Des mises à jours continues vous seront également proposées prochainement avec de nouvelles fonctionnalités selon les retours et besoins de nos utilisateurs, le tout sans actions de votre part et sans frais supplémentaires. 

Ces mises à jour sont une évolutivité du système qui nous permet d’être au plus proche des besoins de nos utilisateurs.

Retours terrain de nos clients

“En charge de la relocation, beaucoup de prestataires viennent récupérer les clés à l’agence. Je perdais un temps fou à identifier les prestataires, savoir s’ils avaient bien pris la bonne clé et si celle-ci était bien revenue. Je teste Myloby depuis deux mois maintenant et j’en suis très satisfaite. Un vrai gain de temps et de logistique ! ”

Françoise B. Responsable Gestion Locative

“Je suis un prestataire pour une OPH. Avant Myloby, je pouvais passer 15 minutes avant de récupérer la clé. Maintenant j’en ai pour moins d’une minute. Je pense à utiliser le système pour mes propres chantiers également.

Ahmed H.  Responsable métier plâtrerie-peinture

La gestion de clé sur tableau excel

La gestion de clé sur tableau excel

Tableau Excel pour la gestion des clés

La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les entreprises. À ce jour, le suivi des clés se fait se de manière artisanale, parfois à l’aide d’un tableau Excel, mais aucun tableur n’existe sur le marché pour “automatiser” le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain. Ainsi, dans cet article, nous allons vous présenter comment gérer vos clés au travers d’un tableau Excel, ses avantages et inconvénients et quelles sont les alternatives adaptées.  

Le fonctionnement d’un tableau Excel pour l’organisation des clés

Organiser vos clés sur un tableau Excel est une tâche compliquée et chronophage. Pour commencer, il vous faut créer un tableau indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires : date d’entrée, date de sortie, localisation, responsable, adresse… pour pouvoir gérer et tracer vos clés. Vous pourrez ainsi personnaliser à votre façon le tableau Excel, vous permettant de gérer vos clés au quotidien et de toujours garder un oeil sur celles-ci. 

L’utilisation d’Excel implique de créer une multitude de colonnes et de feuilles de calcul, une tâche parfois complexe lorsque l’on débute. Pour suivre et tracer vos clés, il est nécessaire de créer un tableau annexe indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires qui seront ensuite réutilisées pour le suivi des transactions. 

Ensuite, il vous faudra automatiser le tout pour qu’il y ait une liaison entre tous ces tableaux. Et ainsi vous pourrez depuis les cellules d’un tableur créer des formules à partir des données et mettre en place des formules qui se chargent de calculer automatiquement des valeurs variées telles que la date d’entrée et de sortie, le nombre de clés en agence.

“Il vous faudra jouer sans cesse avec les filtres, les colonnes masquées, les tableaux croisés dynamiques pour afficher l’information voulue.”

Les inconvénients d’un tableau Excel pour la gestion des clés

L’utilisation d’un tableau Excel pour l’organisation de vos clés a aussi de nombreux inconvénients :

Un faible niveau de sécurité

La sécurité est un point majeur surtout quand on doit gérer une très grande quantité de clés. Même s’il est possible d’ajouter une protection par mot de passe dans le tableau Excel, il est difficile de sécuriser les données qui circulent et le fichier peut être facilement piraté. 

De plus le tableau Excel ne permet pas de tracer les données, et il est impossible de savoir qui a utilisé ou qui est venu supprimer des lignes sur un fichier partagé. (Pas de gestion de rôles, n’importe qui peut modifier le fichier).

Le fichier peut être perdu et plusieurs versions de celui-ci peuvent exister, rendant la méthode peu fiable et sujette à des problèmes.

Une interface trop complexe 

L’utilisation d’un tableau Excel implique un grand nombre des colonnes et de feuilles de calcul, à quoi s’ajoutent des difficultés de lisibilité et d’actualisation du tableau. Il vous faudra sans cesse utiliser les filtres pour afficher l’information voulue. Il faudra souvent indiquer avec un code couleur adapté les lignes ou colonnes pouvant ou ne devant pas être modifié.

Pas de notifications 

Avec Excel, il est impossible de générer l’envoi de mails pour alerter, par exemple, d’un dépôt ou retrait de clés par votre invité ou votre prestataire.

Pas d’actualisation automatique

Vous devez saisir chaque mouvement : lors de la réception de la clé, son transfert, etc. des opérations souvent chronophages et pénibles. De plus cela ne remplace pas la création des bons de sorties à remplir à la main. 

Pour éviter une perte de temps dans l’exécution de leurs opérations sur une feuille de calcul, les entreprises sont à la recherche d’une solution Web qui leur permettrait de gérer leurs clés plus efficacement. 

Templates et modèles de tableau Excel pour la gestion des clés (Exemples)

Plusieurs modèles et exemples de tableaux Excel existent sur internet. Ils vous permettent de rapidement avoir un outil configuré et adapté à la gestion de clé. Mais ces templates Excel sont souvent anciens et pas adaptés à votre organisation actuelle. Ainsi, nous vous recommandons de l’adapter à votre besoin ou de partir de 0, pour le construire à votre façon. 

Si malgré tout vous souhaitez commencer avec un exemple de tableau Excel, nous vous avons sélectionné un tableau Excel pour que vous puissiez l’utiliser en l’état ou le personnaliser pour mieux l’adapter à vos besoins et ainsi effectuer un suivi de vos clés.

Notre template Excel comprend deux onglets :

  • Entrées et sorties  : Vous devez y indiquer les entrées et les sorties de vos clés ainsi que la date de création de celle-ci
  • Référence : Dès que vous avez une nouvelle référence de clé, vous devez l’ajouter dans l’onglet référence clé. 

Bien maîtriser sa gestion des clés est primordial pour éviter une perte de temps et des ennuies. C’est pour cette raison que nous avons développé une solution en ligne de gestion des clés venant remplacer et améliorer votre organisation des clés au quotidien.

 

Myloby : Une solution complète de gestion de clé pour remplacer votre tableau Excel

MyLoby est une solution de gestion clé s’adressant aux professionnels cherchant à simplifier et optimiser leur gestion de clés au quotidien. 

Notre logiciel innovant vous permettra de suivre en temps réel vos clés et les transactions. De plus, avec sa fonctionnalité d’import, vous pourrez directement importer votre fichier Excel contenant l’ensemble des informations liées à vos clés pour démarrer. Vous permettant de gagner un temps précieux au moment de l’onboarding de votre compte Myloby.

 

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos besoins et vous présenter notre solution

Comment notre solution de gestion de clé fonctionne-t-elle ?

Myloby est un logiciel SAAS permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique vous permettant d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant les erreurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés. Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’oeil.

Enfin, vous pouvez vous appuyer ponctuellement sur notre large réseau de relais en France pour gagner en flexibilité et déposer les clés dans les lieux sécurisés en évitant que vos prestataires gardent les clés avec eux . 

Myloby offre plusieurs avantages : 

  • Des alertes en temps réel en cas de non-retour de la clé
  • Une cartographie de vos clés en temps réel 
  • La suppression des tâches administratives chronophages
  • La traçabilité et le suivi complet de votre clé (en agence, mais également sur le terrain)

Vous aurez également la possibilité d’importer votre tableau Excel directement sur notre logiciel, vous permettant de très rapidement importer toutes vos clés.

 

Fonctionnalités Excel MyLoby
Gestion et suivi des clés
Traçabilité des clés
Sécurité des données
Organisation des clés physiques
Gestion des prestataires et clients
Actualisation automatique
Suivi des clés sur le terrain
L’envoi de mails

 

 

En conclusion, avec Myloby c’est : 

  1. Un gain de temps précieux dans la gestion de vos clés
  2. Un logiciel complet pour votre organisation des clés au quotidien
  3. Une solution sécurisée

Myloby est une solution qui remplacera votre tableau Excel et vous fera gagner un temps précieux dans la gestion de vos clés.

Espaces de Coworking : simplifier la remise de clés

Espaces de Coworking : simplifier la remise de clés

Depuis quelques années, les bureaux classiques sont en train d’être remplacés par des espaces plus flexibles qui sont adaptés aux nouvelles formes de travail.  On les appelle : espaces de coworking. Cependant le coworking présente aussi un inconvénient : La remise des clés.

Pourquoi rejoindre un espace de coworking et simplifier la remise de clés ?

Pour une plus grande flexibilité dans les espaces dédiés au coworking

Il suffit donc aux professionnels de choisir un local à louer et de choisir parmis les offres flexibles qui peuvent s’adapter à tous les besoins : location à l’heure, à la journée ou au mois.

Créer des synergies

Lorsque l’espace de coworking est utilisé par des professionnels du même secteur d’activité, les échanges entre les membres permettront de s’enrichir mutuellement, de créer des synergies, des groupes de travail, des associations de compétences… L’esprit de groupe contribue au renforcement de la motivation et de la productivité.

Réduire les coûts

En effet un bureau peut coûter cher et mettre tout l’argent d’une nouvelle société ou d’un nouveau projet dans un loyer, du mobilier et des consommables serait une erreur, alors que les espaces de coworking sont là pour faciliter la mise en place des jeunes entreprises en mutualisant les dépenses.

Trouver un espace de coworking

En cinq ans, le nombre d’espaces de coworking a été multiplié par 10 en France, selon un rapport on recense près de 1 800 espaces de coworking en France. Aujourd’hui, on peut retrouver des espaces de coworking dans toutes les grandes villes (Paris, Lille, Lyon, Bordeaux…) Des entreprises comme Hub-grade vous facilite la vie en vous proposant une solution en ligne qui met en relation des entreprises ayant des espaces de travail sous utilisés et des entreprises qui cherchent à les louer pour une durée flexible.

Le coworking possède également un inconvénient potentiel : La remise des clés. Les horaires d’ouverture et de fermeture des structures de coworking ne sont pas toujours compatibles avec votre travail vous avez peu de chance qu’on vous laisse la clé des locaux. C’est sur ce plan là que Myloby vous propose sa solution pour vous aider dans votre gestion de clés au quotidien et ainsi éviter la perte de temps.

On vous en parle !

Hub-Grade : La plateforme qui facilite et sécurise la location d’espaces de travail entre professionnels.

Hub-Grade est une plateforme immobilière mettant en relation des entreprises ayant des espaces de travail sous utilisés et des entreprises qui cherchent à les louer pour une durée flexible. Au-delà d’une simple plateforme digitale, Hub-Grade propose aux sociétés un cadre simplificateur et sécurisant afin de permettre :

– aux loueurs, d’optimiser l’utilisation et la rentabilité de leurs espaces de travail,

– aux locataires, d’accéder à moindre coût à des espaces de travail.

Plus qu’un site de référencement d’espaces de travail, Hub-Grade permet aux utilisateurs de réserver leurs espaces, signer leurs contrats, payer en ligne et même récupérer leurs factures. Sur Hub-Grade, vous pouvez trouver tout type d’espaces de travail : des bureaux fermés, des salles de réunions, des espaces commerciaux, des locaux d’activités ou des locaux industriels

Le coworking et la remis des clés

MyLoby, la solution pour gérer ses clés au quotidien !

En quoi consiste ce service MyLoby ?

 Et bien, c’est simple, nous proposons à nos clients un service de gardiennage de clés afin de les avoir ou de les mettre à disposition à tous moments, quels qu’en soient vos besoins. Un gain de temps supplémentaire dans la gestion de vos espaces de coworking.

Vos commerçants de proximité jouent les gardiens de clés

Pour aider les particuliers au quotidien dans leur gestion de clés, chez MyLoby, nous avons choisi de mettre le point relais au cœur de votre gestion de clés quotidienne. Plutôt que de laisser votre double de clés au fond d’un tiroir, nous vous proposons de le confier à un point relais près de chez vous. Sélectionné par nos soins, le point relais MyLoby aura alors la charge de gardienner votre jeu de clés et de le confier à toute personne nécessitant un jeu de clés de votre habitation. Invités Airbnb, prestataires de sociétés de service à la personne ou simplement membre de votre famille, notre service simplifie la gestion de clé au quotidien en vous faisant gagner du temps et de la sérénité.

Stockez votre double de clé dans une boite à clé anonymisée !

Chez Myloby, nous avons mis en place un service de boite à clef chez vos commerçants de proximité qui  stockent vos clés de façon anonymisée pour garantir votre sécurité et celle de votre logement. Un QR Code est associé à vos clés via l’application MyLoby et seuls les détenteurs de ce QR Code peuvent récupérer les clés. Pour obtenir ce code, il doit être partagé par vous-même, le propriétaire du jeu de clés.