Optimiser la gestion des clés pour les syndics de copropriété

La gestion des clés dans les syndics de copropriété relève souvent du défi. Il s’agit en effet d’organiser les échanges de clés entre les différents utilisateurs. Et pour plusieurs immeubles ! Maintenance, travaux et entretien démultiplient en effet les besoins de clés. Sans accès à l’immeuble (parties communes et logement), le professionnel ne peut réaliser sa mission.

Mais le syndic ne peut pas non plus inquiéter les copropriétaires en partageant les trousseaux de clés sans réel suivi. Une gestion efficace des clés doit donc tenir compte de la complexité des échanges et de la sécurité des copropriétés. Heureusement, la transformation digitale apporte aujourd’hui des solutions pertinentes pour la gestion des clés.

La gestion de la complexité des échanges de clés dans les copropriétés

Le syndic de copropriété est fréquemment mis à l’épreuve par les copropriétaires. Jugés sur leurs performances de gestion, les syndics répondent à des obligations de rigueur et de réactivité. Les clefs cristallisent ces enjeux : sans elles, rien ne se fait dans l’immeuble. Comment optimiser leur gestion ?

Réduire le nombre de clefs pour les parties communes de l’immeuble

La disparition progressive des gardiens d’immeubles oblige les syndics de copropriétés à gérer les clés différemment. Selon le fondateur de Myloby, un professionnel qui gère 400 lots perd 126 heures en moyenne à identifier, rechercher et partager la bonne clé. Au détriment de sa productivité. Simplifier la gestion devient donc indispensable ! Pour y parvenir, réduire le nombre de clés à gérer représente une première étape.

Nés de l’innovation technologique, la clé intelligente et le badge répondent aux besoins d’un syndic efficace. En effet, ils remplacent l’utilisation de plusieurs clés pour ouvrir les accès d’un immeuble. Les informations d’accès sont programmées via une application dédiée. La meilleure gestion des clés dans les syndics de copropriété commence donc par la réduction de leur nombre.

Optimiser l’accès aux clefs pour les contrats des services récurrents

Les prestataires de services récurrents (eau, gaz, électricité, ascenseur) ont besoin d’accéder aux clefs au moment opportun. Les coffres à clés permettent alors le partage efficace de celles-ci. Leur installation s’effectue avec l’accord des copropriétaires. Ils sont accessibles à chaque professionnel grâce à un code unique envoyé par mail ou SMS. C’est le syndic qui accorde à distance les autorisations selon le contrat du prestataire.

Utiliser un logiciel de pilotage de la gestion des clefs

La réduction du nombre de clés ne réduit pas le nombre d’utilisateurs. Les registres manuels pour chaque immeuble ne suffisent plus au syndic moderne. La gestion des clés dans les syndics de copropriété doit donc s’appuyer sur un outil de pilotage. La digitalisation des acteurs de l’immobilier permet aujourd’hui l’utilisation d’un logiciel de gestion des clés. Ce dernier centralise les données relatives à chaque immeuble, à chaque clé et à chaque utilisateur professionnel.

Garantir le suivi des échanges de clés dans les syndics de copropriété

Le suivi des échanges de clés représente une priorité pour les syndics de copropriété. La traçabilité de la clé, c’est un enjeu de sécurité et de transparence pour les copropriétaires.

Mise en place d’une gestion des autorisations au sein du syndic de copropriété

L’attribution des autorisations par le syndic détermine l’identité et l’accès à l’immeuble. Selon leur outil de gestion, les syndics peuvent attribuer un droit d’accès sur un créneau horaire précis. Toutes les données relatives aux attributions sont enregistrées sur la plateforme de gestion. Si nécessaire, le logiciel permet la saisie instantanée d’un nouveau droit d’accès.

Selon l’évolution des contrats des utilisateurs, le syndic de copropriété peut élargir, restreindre ou révoquer un droit d’accès accordé. Dans le cadre de clés intelligentes ou de badges, les informations sont personnalisables en temps réel. La sécurisation des clés garantit la sécurisation des accès pour les résidents. Grâce à la gestion des attributions, c’est chose faite !

Protection des clefs de l’immeuble : activation de l’anticopie par le syndic

La reproduction des clefs non contrôlée complique la gestion des clefs dans les syndics de copropriété. Selon le type de clé, la copie est bloquée en sortie d’usine. La loi oblige cependant les syndics de copropriétés à définir avec les copropriétaires un règlement pour la copie des clés. Pour une gestion efficace (traçabilité et sécurité), le conseil doit tendre vers un contrôle strict de la reproduction.

Myloby, le logiciel de gestion des clés adapté au syndic de copropriété

L’entreprise Myloby a élaboré une solution globale de gestion des clés dans les syndics de copropriété. Elle s’appuie sur un logiciel de pilotage et des armoires connectées.

Le logiciel Myloby pour les syndics : des clés localisables 24/7

La solution construite par Myloby n’exige pas le téléchargement d’une application. C’est une plateforme de gestion accessible en ligne depuis un ordinateur ou un mobile. Couplé aux armoires ou coffres connectés, c’est un outil complet de gestion des clés dans les syndics de copropriété. Les fonctionnalités permettent de suivre en temps réel les échanges de clefs. Vous avez une visibilité totale sur le statut de la clé, son emplacement et son utilisateur.

Avantages de la solution Myloby pour la gestion des clés dans les syndics de copropriété

Myloby a élaboré son logiciel avec les acteurs de l’immobilier. Son système de gestion répond donc aux enjeux des syndics.

Sécurisation des échanges

Grâce à la technologie de la blockchain, chaque transaction est protégée.

Transparence des transactions

Chaque mouvement de clé est enregistré (nominatif et horodaté).

Centralisation des données

Un logiciel de pilotage regroupe toutes les informations nécessaires.

Pour optimiser la gestion des clés dans les syndics de copropriété, vous disposez avec Myloby d’une solution innovante et performante. Pour une démonstration de notre logiciel et de nos armoires connectées, contactez nos équipes.

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Gestion efficace des clés dans les syndics de copropriété