Suivi des échanges de trousseaux de clés avec Myloby

En entreprise, les clés représentent des ressources partagées. Salariés et prestataires de service en ont besoin pour réaliser leur travail. Comme tous ces professionnels ne peuvent avoir les clés de chaque site, l’organisation de leur utilisation devient indispensable. C’est pourquoi, l’entreprise Myloby a développé un système de gestion performant afin de suivre les échanges de trousseaux de clés,.

La solution de suivi s’appuie sur un logiciel de gestion. À ce jour, elle compte 350 000 transactions de clés et plus de 15 000 utilisateurs. Et surtout aucune perte de clés n’est enregistrée ! La technologie repose sur des smart contracts (contrats intelligents) intégrés dans l’ADN de la clé. Chaque retrait et chaque dépôt est enregistré. Avec Myloby, la gestion des clés et de leurs échanges est enfin simplifiée.

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Pourquoi le suivi des mouvements de chaque trousseau de clés est-il important

Sans clé, l’ouverture d’un espace de travail est impossible. Qui a les clés de ce local professionnel, de ce bien à visiter ou du domicile de ce client ? Suivre les échanges de trousseaux de clés répond à cette question et à ses enjeux.

La gestion des clés repose sur le contrôle de leurs mouvements

Un organigramme de clés contribue à une meilleure gestion des mouvements. Il permet la planification, la réservation et la livraison de la bonne clé à la bonne personne pour la bonne serrure. Ainsi l’utilisateur peut réaliser sa mission. Plus le gestionnaire de site possède de données associées à la clé, plus il est en mesure de prévoir et de gérer. Une solution de gestion doit pouvoir brasser en temps réel les informations des clés, des badges, des pass ou des cartes d’accès. Leur contrôle permet alors la fluidité des échanges.

La perte des trousseaux de clés a un prix

La perte d’un trousseau de clés a le prix de son remplacement. Mais, cela entraine également des coûts cachés :

  • perte de temps en recherche de solution ;
  • perte de contrôle sécurisé des accès ;
  • changement de serrure ;
  • pénalités financières contractuelles ;
  • obligation de reporter une intervention (double facturation) ;
  • perte de confiance du client.

La performance des services dépend du suivi des trousseaux de clés

Suivre les échanges de trousseaux de clés contribue à mesurer et à analyser la qualité de service. Les données du retrait et du dépôt renseignent notamment, sur le temps passé sur un site. De plus, le suivi des mouvements permet de déclencher une alerte préventive pour garantir la livraison des clés. Enfin, suivre les échanges de clés permet de vérifier le respect des délais d’intervention. Le contrôle construit la confiance du client !

Myloby, la solution idéale pour le suivi des échanges de trousseaux de clés

Myloby propose une solution complète de suivi des mouvements de clés. Grâce au logiciel de gestion, vous savez où sont les clés, qui les possède et qui doit les recevoir.

Un logiciel full web pour une gestion opérationnelle des clés

Le logiciel est full web : aucune application n’est à télécharger. C’est un portail de gestion. Il est donc accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Son utilisation se veut résolument opérationnelle. Grâce à lui, vous facilitez les échanges de clés sur le terrain entre les différents acteurs.

Les données associées à chaque clé sont digitalisées. Chaque retrait et chaque dépôt sont suivis en temps réel sur un écran unique. Outre le statut de la clé, vous disposez des informations sur le détenteur et ses autorisations. Le lieu de stockage du trousseau est également renseigné : agence, tableau à clé ou armoires connectées.

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Les armoires connectées afin de fluidifier les échanges des trousseaux de clés

Les armoires à clés connectées de Myloby sont individuelles ou collectives. Les trousseaux de clés sont accessibles 24 heures sur 24. Un code unique autorise le retrait ou le dépôt des clés dans sa boîte de stockage. L’utilisateur le reçoit par mail ou SMS. Les instructions sont ainsi obtenues grâce à un lien sécurisé.

Les mouvements de clés font l’objet d’un transfert de responsabilité instantané. De cette façon, le système contribue à développer la responsabilisation des utilisateurs. Les informations enregistrées depuis l’armoire connectée sont en effet transmises simultanément à la plateforme de gestion. Avec le logiciel et les armoires connectées Myloby, vous pouvez suivre les échanges de trousseaux de clés en temps réel et à distance.

Les avantages de notre système de suivi des échanges de trousseaux de clés

Myloby est devenu le partenaire de référence des professionnels de l’immobilier, du Facility Management ou des services à la personne. Les avantages de sa solution sont triples : simplicité, efficacité et sécurité.

Un suivi en temps réel des échanges de chaque trousseau de clefs

Chaque trousseau de clé porte une signature électronique. Le scan de QR code ou la saisie manuelle d’un code enclenche la transmission d’informations dans le logiciel. Le transfert de responsabilité est alors activé. Le gestionnaire peut suivre les échanges de trousseaux de clés en temps réel : utilisateurs, lieux de stockage et timing.

Un historique complet des échanges des trousseaux de clés

Les informations enregistrées sont archivées. Elles fournissent un historique nominatif et horodaté des échanges de chaque trousseau de clés. Ces données qui permettent la recherche d’identification. C’est donc un levier pour l’amélioration continue de la qualité de service. Suivre les échanges des trousseaux de clés devient un argument commercial auprès de vos clients.

Sécurité et transparence des échanges pour chaque trousseau de clefs

Le logiciel et les armoires connectées Myloby s’appuient sur la technologie de la blockchain Tezos. C’est une garantie de protection des données et de sécurité des informations. La fiabilité du mécanisme de la blockchain est reconnue en France. Pour suivre les échanges de trousseaux de clés, contactez notre équipe pour réserver une démonstration de notre produit.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous accompagner

En garantissant une traçabilité complète et en facilitant la gestion des clés, Myloby vous permet d’optimiser votre organisation interne, d’améliorer la sécurité de vos biens et de fournir un service client de qualité. Quel que soit votre secteur d’activité, Myloby s’adapte à vos besoins spécifiques pour une gestion des clés centralisée, simple et sécurisée.

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