La traçabilité des trousseaux de clés avec Myloby

La traçabilité des trousseaux de clés représente l’un des enjeux forts d’un gestionnaire de sites. Où sont les clés et quel est le dernier détenteur ? Pour répondre à ces besoins de suivi, Myloby propose un système de gestion des clés intelligent grâce à une technologie innovante.

En temps réel, la solution Myloby permet de suivre à distance les mouvements des clés. Vous gagnez ainsi du temps et renforcez la confiance de vos clients. Simple et centralisée, la traçabilité avec Myloby offre une opportunité de transformer votre gestion des clés.

Pourquoi la traçabilité des trousseaux de clés est-elle cruciale ?

Les clés permettent l’accès aux espaces de travail. Concierges et personnels d’accueil en avaient la responsabilité. Ils sont progressivement remplacés. Le travail hybride et le resserrement budgétaire obligent les gestionnaires de site à s’organiser différemment. Et à endosser la responsabilité des clés !

Les conséquences de la perte d'un trousseau de clés pour une entreprise

Collaborateurs et prestataires de service ont besoin de clés 24 heures sur 24. Le risque de perte de clés découle de la multiplicité de ces mouvements. Mais un utilisateur sans clé ne peut pas rejoindre sa salle de réunion ou ne peut pas réaliser son intervention. L’absence de localisation d’une clé entraîne donc plusieurs conséquences :

  • la non-réalisation d’un travail (coût indirect) ;
  • le nécessaire remplacement de la clé (coût direct) ;
  • le déplacement d’une personne pour ouvrir/fermer les portes (coût indirect) ;
  • les pénalités appliquées à une prestation non réalisée (coût direct) ;
  • l’insatisfaction du client (coût direct ou indirect).

La responsabilisation indispensable des utilisateurs des trousseaux de clés

Les systèmes de gestion de clés existants n’assurent pas la responsabilisation des utilisateurs de clés. Tableau ou armoire électronique ne permettent pas l’identification instantanée du dernier utilisateur du trousseau. Pour y parvenir, il est nécessaire d’analyser les entrées et sorties de clés autorisées. Sans discipline ou rappel à l’ordre, les trousseaux de clés restent soumis à la conscience professionnelle des utilisateurs.

La sécurité des accès et le contrôle des droits utilisateurs

Si le dernier utilisateur des clefs n’est pas identifié, il est difficile de mesurer l’impact sur la sécurité des accès. En effet, quels sont les droits accordés à cet utilisateur ? Cela complique le contrôle des accès. Et donc la sécurité. Pour les clients, ce n’est pas acceptable. Les clés sont en effet des ressources partagées entre salariés et prestataires de service. L’utilisation des trousseaux doit être tracée.

Comment le système Myloby assure la traçabilité des clés

Grâce à son système innovant, Myloby propose des clés localisables 24 heures sur 24 pour les salariés et pour les prestataires de service.

Un logiciel pour suivre l’utilisation des clés

Pour assurer la traçabilité des trousseaux de clés, Myloby s’appuie sur un logiciel de gestion des objets (badges, clés). Full web, la solution donne accès à un portail de gestion des clés.

  • Il contient toutes les informations digitalisées des clés.
  • Il assure en temps réel le suivi des retraits et des dépôts de chaque trousseau.
  • Une fonction historique propose un suivi nominatif et horodaté de toutes les transactions.
  • Un planning de réservation permet la projection de l’utilisation des trousseaux de clés.

Des solutions de gestion de clés connectées

Installées à l’entrée de tout type de bâtiment, les armoires à clés sécurisées et les boites à clés connectées sont accessibles en permanence. Les utilisateurs doivent entrer un code unique sur l’écran de l’armoire pour retirer ou déposer une clé. Ce code est envoyé via un lien sécurisé par SMS ou email.

Chaque transaction fait l’objet d’un transfert de responsabilité vers le détenteur. Ce qui contribue à la responsabilisation de ce dernier.

Le logiciel pilote et enregistre à distance les informations des armoires connectées.

La technologie au service d’une gestion des clés sécurisée

La solution Myloby utilise la blockchain Tezos. Toutes les informations sont transmises avec fiabilité et sécurité. Les informations d’identification et d’utilisation sont cryptées. La traçabilité des trousseaux de clés est donc optimisée. Le gestionnaire de site dispose alors d’un système performant de gestion de clés.

Les bénéfices de la solution Myloby pour la traçabilité des trousseaux de clés

Le système de gestion des clefs de Myloby vous apporte du confort et de l’efficacité au quotidien. Son fonctionnement est simple, centralisé et sécurisé.

Assurer le contrôle de l’utilisateur et la transparence des mouvements des clefs

Le suivi en temps réel et l’historique des échanges de clefs améliorent la relation avec les clients de l’entreprise. En effet, grâce à ces données, le gestionnaire de sites peut justifier des mouvements de clefs auprès d’un client. Avec le journal des autorisations accordées, ce dernier dispose d’une transparence totale. C’est un argument commercial important.

La traçabilité des clés pour s’assurer de la bonne intervention des prestataires

L’armoire et le logiciel de gestion Myloby permettent de prouver l’intervention d’un prestataire sur un site. Les plages horaires autorisées et la fonction du prestataire sont visibles sur le portail de gestion. Le système proposé par Myloby participe ainsi à la mesure objective de résultats. C’est également un argument commercial pour obtenir denouveaux contrats.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous accompagner

En garantissant une traçabilité complète et en facilitant la gestion des clés, Myloby vous permet d’optimiser votre organisation interne, d’améliorer la sécurité de vos biens et de fournir un service client de qualité. Quel que soit votre secteur d’activité, Myloby s’adapte à vos besoins spécifiques pour une gestion des clés centralisée, simple et sécurisée.

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