En bref : un logiciel de syndic gère les copropriétés, la comptabilité et les ordres de service. Il ne sait pas qui a ouvert le local technique, avec quelle clé, ni à quelle heure. Relier votre outil de gestion des accès à votre logiciel de syndic règle ce problème : l’intervention commandée génère l’accès, et l’accès remonte comme preuve de passage. Myloby propose pour cela une API disponible, qui connecte la boîte à clés connectée à vos outils existants.
Un ascensoriste appelle à 8 h 10 : il est devant l’immeuble, le trousseau n’est pas là. Votre gestionnaire cherche l’ordre de service dans le logiciel de syndic, puis appelle le gardien, puis un membre du conseil syndical. Trois outils, quatre appels, une intervention décalée. Ce scénario se répète chaque semaine dans la plupart des cabinets, parce que la gestion des accès vit en dehors du logiciel de syndic.
Chez Myloby, 556 713 transferts de clés ont été tracés sans aucune perte de clé depuis 2022. Voici pourquoi l’intégration entre les deux outils devient un sujet de productivité, comment elle fonctionne concrètement et comment la mettre en place dans votre cabinet.
Pourquoi votre logiciel de syndic ne gère pas (encore) les accès
Un outil pensé pour la comptabilité et les assemblées générales
Les logiciels de syndic sont construits autour de trois missions : la comptabilité de la copropriété, la gestion administrative et la préparation des assemblées générales. L’étude publiée par l’ANGC en septembre 2024 auprès de 622 professionnels recense 33 logiciels différents sur le marché, dont ICS, Millenium ou Thetrawin/Powimmo parmi les plus utilisés. Les notes de satisfaction portent sur la comptabilité, l’administratif ou les AG. La gestion des clés et des accès n’y figure pas comme fonctionnalité évaluée.
La même étude relève que 40 % des utilisateurs souhaitent changer de logiciel, et que seuls 24,9 % disposent d’une version mobile. Autrement dit, le logiciel de syndic reste un outil de bureau, alors que l’accès à l’immeuble se joue sur le terrain.
Le trou dans la chaîne : entre l’ordre de service et la porte
Dans la plupart des cabinets, le parcours d’une intervention ressemble à ceci :
- Le gestionnaire crée l’ordre de service dans le logiciel de syndic.
- Il prévient le prestataire par email ou par téléphone.
- Il organise la remise du trousseau : gardien, agence, voisin, membre du conseil syndical.
- Il n’a aucune confirmation fiable du passage, sauf la facture qui arrive trois semaines plus tard.
Les étapes 3 et 4 échappent totalement au logiciel. Or l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 confie au syndic l’administration de l’immeuble, sa conservation, sa garde et son entretien. La garde de l’immeuble passe par la maîtrise des accès : c’est bien à ce maillon que le cabinet est attendu.
Ce que ce trou coûte à votre cabinet
- Du temps gestionnaire : chaque remise de trousseau représente des appels, des relances et parfois des déplacements.
- Des interventions reportées : un prestataire sans accès repart et facture souvent son déplacement.
- Des litiges sans preuve : sans trace horodatée, impossible de contester un passage facturé mais non réalisé.
- Un risque sur les clés : un passe-partout perdu peut entraîner un remplacement de serrures qui peut atteindre 10 000 €, à la charge de la copropriété.
Pour chiffrer ces postes dans votre cabinet, consultez notre analyse du coût réel de la gestion des clés pour un syndic.
Intégrer la gestion des accès au logiciel de syndic : comment ça marche
Le principe : l’intervention génère l’accès
L’intégration consiste à faire dialoguer deux outils : celui qui sait quelle intervention est prévue (le logiciel de syndic) et celui qui sait qui est entré dans l’immeuble (la solution de gestion des accès). Le lien entre les deux se fait par une API, c’est-à-dire une porte d’échange de données entre logiciels, sans ressaisie.
Concrètement, dès qu’un ordre de service est validé, le prestataire reçoit un accès à l’immeuble concerné. Une fois l’intervention faite, l’horodatage du passage revient dans le dossier de la copropriété.
Les 3 flux qui changent le quotidien d’un gestionnaire
| Flux | Sans intégration | Avec intégration |
|---|---|---|
| Donner l’accès | Appels, remise du trousseau en main propre, gardien mobilisé | Droit d’accès attribué au prestataire à partir de l’ordre de service |
| Tracer le passage | Déclaratif, attestation papier, facture | Date, heure et durée du retrait de clé remontées automatiquement |
| Retirer l’accès | Trousseau à récupérer, risque de copie | Code à usage unique qui expire, droits révocables à tout moment |
Ce qui doit rester simple pour le prestataire
Une intégration réussie ne complique pas la vie de l’ascensoriste ou du plombier. Il ne doit pas installer une application par cabinet ni dépendre de la batterie de son smartphone devant la porte. Avec Myloby, le prestataire reçoit un code par SMS ou par email, valable 15 minutes et utilisable une seule fois. Il n’a rien à installer.
Et la sécurité des données ?
Les journaux d’accès contiennent des données personnelles (nom du prestataire, horaires de passage). Leur échange entre logiciels doit respecter le RGPD : finalité définie, durée de conservation limitée, contrat de sous-traitance. Nous détaillons ces obligations dans notre article sur RGPD et traçabilité des accès en copropriété.
Les bénéfices concrets pour le syndic et la copropriété
Pour le cabinet : moins d’appels, plus de dossiers suivis
Le premier gain est le temps gestionnaire. Quand l’accès part de l’ordre de service, la remise de trousseau disparaît du quotidien. Le gestionnaire ne fait plus l’intermédiaire entre le prestataire et la porte : il suit ses interventions depuis son outil habituel.
Pour le conseil syndical : une preuve lisible en AG
Le conseil syndical demande régulièrement si le contrat d’entretien est vraiment exécuté. Avec un historique horodaté, le syndic peut présenter en assemblée générale le nombre de passages par prestataire, leur fréquence et leur durée. Myloby produit ce compte rendu annuel automatiquement. Si vous préparez ce vote, lisez notre guide pour faire voter la boîte à clés connectée en assemblée générale.
Pour les prestataires : un accès 24/7 sans attendre personne
Une panne d’ascenseur un samedi, une fuite un soir de semaine : le prestataire accède au trousseau sur place, sans attendre l’ouverture de l’agence. Le code d’urgence fonctionne même en cas de coupure d’électricité.
Pour la copropriété : la clé ne quitte plus l’immeuble
Le trousseau reste dans une boîte sécurisée installée dans les parties communes. Il ne voyage plus entre l’agence, le gardien et les entreprises. C’est la raison principale pour laquelle Myloby compte 0 perte de clé depuis 2022.
5 questions à poser avant de choisir une solution intégrable
- La solution dispose-t-elle d’une API ouverte ? Sans API, l’intégration dépend d’un connecteur que l’éditeur choisit, ou non, de développer pour votre logiciel.
- Le prestataire peut-il entrer sans smartphone ni application ? Un code reçu par SMS couvre tous les profils d’intervenants.
- Tous les accès sont-ils couverts ? Locaux techniques, local fibre, toiture, caves : la plupart ne sont pas électrifiés. Une boîte à clés couvre toutes les serrures, une gâche électrique seulement une porte.
- La trace est-elle exploitable en cas de litige ? Horodatage, identité de l’intervenant et transfert de responsabilité doivent être conservés et consultables.
- Combien de temps faut-il pour démarrer ? Une solution qui demande des semaines de paramétrage ne sera pas adoptée par vos gestionnaires.
Comment Myloby se connecte à vos outils : une API disponible
Myloby met à disposition une API qui permet de relier la gestion des accès à votre logiciel de syndic et à vos autres outils métier (extranet, GMAO, CRM). Vos équipes continuent de travailler dans leur outil habituel, Myloby gère l’accès physique et la traçabilité.
Ce que l’API permet
- Attribuer des droits d’accès à un prestataire pour un immeuble, sans ressaisie.
- Récupérer l’historique des passages (qui, quand, combien de temps) pour l’associer au dossier de la copropriété.
- Retirer un droit dès la fin d’un contrat ou d’un mandat.
- Alimenter vos reportings et le compte rendu annuel présenté en AG.
La documentation et les accès à l’API sont fournis sur demande, avec un accompagnement de nos équipes pour cadrer les flux utiles à votre cabinet.
Une solution déjà éprouvée sur le terrain
- 556 713 transferts de clés tracés et 0 perte de clé depuis 2022.
- 33 866 utilisateurs : gestionnaires, prestataires et bailleurs.
- 300+ clients, dont des cabinets de syndic comme Foncia, Citya ou Lamy.
- Code à usage unique valable 15 minutes, transfert de responsabilité sécurisé par blockchain.
Découvrez l’offre complète sur notre page gestion des clés pour les syndics de copropriété, ou comparez les approches dans notre guide du logiciel de gestion des clés pour syndics.
Vous voulez savoir comment l’API Myloby s’articule avec votre logiciel de syndic ? Réservez un échange de 20 minutes avec notre équipe.
Mettre en place l’intégration en 4 étapes
- Choisir un périmètre pilote : 5 à 10 immeubles avec beaucoup d’interventions (ascenseur, chauffage collectif, fibre).
- Faire voter l’installation en assemblée générale ou en conseil syndical selon la configuration de la copropriété.
- Installer les boîtes et inviter les prestataires : chaque entreprise reçoit ses droits, sans formation lourde.
- Brancher l’API sur votre logiciel ou vos outils, puis étendre au reste du parc une fois les flux validés.
Pour organiser la partie terrain, notre article sur la gestion des accès prestataires en immeuble détaille les bonnes pratiques.
FAQ : logiciel de syndic et gestion des accès
Mon logiciel de syndic peut-il gérer les clés de mes immeubles ?
Les logiciels de syndic gèrent la comptabilité, l’administratif et les assemblées générales. Ils ne contrôlent pas l’accès physique aux immeubles. La gestion des clés passe par une solution dédiée, comme une boîte à clés connectée, que l’on relie ensuite au logiciel de syndic par une API.
Myloby a-t-il une API ?
Oui. Myloby dispose d’une API disponible qui permet de connecter la gestion des accès à votre logiciel de syndic ou à vos outils métier : attribution de droits aux prestataires, récupération de l’historique des passages, retrait des accès. La documentation est fournie sur demande.
Faut-il changer de logiciel de syndic pour intégrer la gestion des accès ?
Non. L’intégration vient se greffer sur vos outils existants. Vos gestionnaires continuent de créer leurs ordres de service dans leur logiciel habituel, et Myloby gère l’accès physique et la traçabilité en parallèle.
Le prestataire doit-il installer une application ?
Non. Avec Myloby, le prestataire reçoit un code par SMS ou par email, valable 15 minutes et à usage unique. Il ouvre la boîte à clés sur place sans application ni compte à créer.
Conclusion : relier l’ordre de service à la porte
Le logiciel de syndic sait quelle intervention est prévue. La gestion des accès sait qui est réellement entré. Tant que ces deux informations restent séparées, vos gestionnaires font le lien à la main, par téléphone. En les reliant par une API, vous supprimez les remises de trousseau, vous obtenez une preuve de passage opposable et vous gardez les clés dans l’immeuble.
Myloby combine une boîte à clés connectée, des codes à usage unique et une API disponible pour s’intégrer à vos outils. Vous souhaitez voir comment Myloby s’adapte à votre patrimoine ? Réservez une démo de 20 minutes.
Sources : ANGC, étude sur les logiciels de syndic de copropriété, septembre 2024 (622 répondants) ; loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18 ; données d’activité Myloby.