Par Timothée Maucour, fondateur de Myloby · Mis à jour le 12 octobre 2026 · 6 min de lecture
En bref. Pour un bailleur social, une boîte à clés connectée évite 420 à 840 € de déplacements par an et par immeuble, au rythme courant d’un à deux passages de prestataires par mois. Le calcul repose sur 35 € par déplacement de responsable de secteur évité. Sur un parc de 100 immeubles, cela représente 42 000 à 84 000 € par an. Le dispositif ne se refacture pas dans les charges locatives : il se finance par ces déplacements évités et par la baisse des frais de déplacement négociée avec les fournisseurs. La méthode la plus sûre : un test sur une trentaine d’immeubles avant d’étendre au parc.
Le parc locatif social compte 5,4 millions de logements au 1er janvier 2025, dont 85 % en habitat collectif (SDES, répertoire RPLS, janvier 2026). Chaque immeuble collectif a ses locaux techniques, sa chaufferie, sa toiture, et donc ses clés.
Ce que coûte la gestion des clés chez un bailleur social
Des déplacements qui ne figurent dans aucun budget
Pour chaque intervention d’un prestataire, quelqu’un doit remettre la clé puis la récupérer. Sans gardien sur place, c’est souvent le responsable de secteur qui se déplace. Les prestataires sont nombreux : maintenance technique (ascenseurs, chauffage, VMC), urgence et dépannage, hygiène et propreté, espaces verts, gestion locative, travaux, contrôles et expertises.
Myloby chiffre chacun de ces déplacements à 35 € : 30 km aller-retour à 0,40 €/km et une heure de responsable de secteur à 23 €/h brut chargé. Ce coût se dilue dans le temps de travail des équipes de proximité.
Les astreintes et les pertes de trousseau
En astreinte (nuit, week-end, jours fériés), le déplacement coûte plus cher. Un trousseau perdu coûte en moyenne 600 à 1 000 € à remplacer ; pour un passe-partout, la facture peut atteindre 10 000 € si toutes les serrures concernées doivent être changées.
Qu’est-ce qu’une boîte à clés connectée ?
Une boîte à clés connectée (on écrit aussi « boîte à clé connectée ») est un coffre installé dans les parties communes, qui conserve le trousseau sur place. Elle s’ouvre avec un code unique, attribué à un intervenant précis et valable pour une durée limitée. Chaque retrait et chaque dépôt sont horodatés. La clé ne quitte plus l’immeuble : c’est l’accès au coffre qui circule.
| Critère | Trousseau remis en main propre | Boîte à clés connectée |
|---|---|---|
| Remise de la clé | Déplacement d’un responsable de secteur | Code envoyé par SMS |
| Disponibilité | Heures d’agence ou présence du gardien | 24 h/24, 7 j/7 |
| Preuve de passage | Registre papier, quand il est tenu | Retrait et dépôt horodatés |
| Risque de perte | Le trousseau circule hors de l’immeuble | Le trousseau reste sur place |
| Pilotage des contrats | Fréquences déclarées par le prestataire | Fréquences réelles mesurées |
Une preuve de passage pour piloter les contrats
Une traçabilité des interventions horodatée permet de rapprocher les passages réels des fréquences prévues dans vos contrats de maintenance. Un bailleur francilien a ainsi constaté que son ascensoriste passait 4 fois par an au lieu des 12 prévues, et a renégocié son contrat.
Un accès 24 h/24 sans mobiliser vos équipes
Chez Myloby, le code est aléatoire et supprimé après 15 minutes, et un code d’urgence fonctionne même sans électricité. Le gestionnaire assigne un ordre de mission à chaque société de service, qui y associe ses techniciens par leur numéro de téléphone professionnel. L’accès est gratuit pour la société de service et sa mise en route prend une vingtaine de minutes. Les données de passage concernent des personnes identifiées : voir nos repères sur le RGPD et la traçabilité des accès.
Combien une boîte à clés connectée fait-elle économiser ?
Le calcul par immeuble
Déplacements évités par an = passages par mois × 12 × 35 €. Pour l’accès aux locaux techniques et aux parties communes, un à deux passages par mois est un rythme d’usage normal.
| Passages par immeuble et par mois | Déplacements évités par an et par immeuble | Sur un parc de 100 immeubles |
|---|---|---|
| 1 | 420 € | 42 000 € |
| 1,5 | 630 € | 63 000 € |
| 2 | 840 € | 84 000 € |
Base : 35 € par déplacement de responsable de secteur évité. Hors astreintes et hors renégociation des contrats fournisseurs.
Au rythme de deux passages par mois, les déplacements évités représentent près de trois fois le coût de l’abonnement. Ce calcul laisse de côté les astreintes et les économies obtenues sur les contrats grâce à la preuve de passage.
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Le bénéfice carbone
Sur 30 km aller-retour et avec le facteur de l’ADEME (Impact CO₂), soit 0,111 kg CO₂e par kilomètre, un trajet évité représente 3,3 kg CO₂e. Pour un bailleur de 900 immeubles à un passage par mois, Myloby estime l’économie à 36 tonnes de CO₂e par an : l’empreinte annuelle de 4 Français, ou 17 allers-retours Paris–New York en avion. Un indicateur utile pour votre reporting RSE.
Comment financer le dispositif ?
Les charges qu’un bailleur peut récupérer auprès de ses locataires figurent sur une liste limitative, annexée au décret n° 87-713 du 26 août 1987 et, à l’identique, au décret n° 82-955 du 9 novembre 1982 pour les HLM non conventionnés (synthèse de l’INC). L’abonnement à une boîte à clés connectée n’y figure pas : il relève du budget du bailleur. Deux sources d’économies le financent :
- Les déplacements de vos équipes : temps de responsable de secteur libéré, kilomètres non parcourus, astreintes allégées.
- Les frais de déplacement de vos fournisseurs : un prestataire qui ne passe plus à l’agence gagne du temps à chaque intervention, une économie à intégrer dans vos appels d’offres.
Déployer sur un parc en 4 étapes
- Tester sur une trentaine d’immeubles représentatifs : sites sans gardien, éloignés de l’agence, ou qui génèrent le plus d’appels de prestataires.
- Relever la situation « avant » : nombre de déplacements par mois et par site, et contrats de chaque immeuble. Ces contrats désignent les sociétés de service à embarquer en premier, à commencer par celles qui utilisent déjà Myloby. Au démarrage, Myloby crée les ordres de mission ; vos équipes les gèrent ensuite.
- Organiser la pose : un électricien, environ deux heures par immeuble. Sur un déploiement en volume, Myloby pilote la pose avec vos installateurs déjà sous bon de commande.
- Mesurer, puis étendre par vagues, selon le classement d’usage de chaque immeuble :
| Classement | Rythme d’usage | Action |
|---|---|---|
| Fonctionne | Plus d’un passage par mois | Étendre aux immeubles comparables |
| Engagé, à suivre | Entre zéro et un passage par mois | Embarquer les sociétés de service manquantes |
| À activer | Moins d’un passage tous les six mois | Revoir l’emplacement ou les contrats |
Myloby chez les bailleurs sociaux
Myloby équipe des bailleurs sociaux comme CDC Habitat, Vilogia, InLI (groupe Action Logement) et Batigère. La solution compte plus de 556 000 transferts de clés tracés, 33 866 utilisateurs et aucune perte de clé recensée depuis 2022. Voir aussi la boîte à clés connectée, notre offre de gestion des clés pour les bailleurs sociaux et l’accès des prestataires en logement social.
FAQ — Questions fréquentes
Combien une boîte à clés connectée fait-elle économiser à un bailleur social ?
Au rythme courant d’un à deux passages de prestataires par mois, elle évite 420 à 840 € de déplacements par an et par immeuble, sur la base de 35 € par déplacement de responsable de secteur. Sur 100 immeubles, cela représente 42 000 à 84 000 € par an, hors astreintes.
L’abonnement peut-il être récupéré dans les charges locatives ?
Non. Les charges récupérables figurent sur une liste limitative (décrets n° 87-713 du 26 août 1987 et n° 82-955 du 9 novembre 1982) qui ne comprend pas cet abonnement. Il se finance par les déplacements évités et par la baisse des frais de déplacement des fournisseurs.
Faut-il changer les platines d’interphonie ?
Non. La boîte à clés s’installe indépendamment de l’interphonie, alors que certaines solutions imposent de remplacer les platines de tout le parc. Sur les immeubles équipés d’une platine Urmet Visiosoft, l’ouverture de porte à distance fonctionne par connexion directe à la platine existante, sans installation matérielle.
En résumé
La boîte à clés connectée transforme un coût invisible en économies mesurables : 420 à 840 € par an et par immeuble, plus une preuve de passage opposable aux prestataires. Vous souhaitez chiffrer ces économies sur votre patrimoine ? Réservez une démo de 20 minutes →