La gestion de la maintenance répond à des enjeux de productivité et de compétitivité pour l’entreprise. Longtemps considérée comme une contrainte, la maintenance ne disposait pas d’outils à la hauteur de son importance. Aujourd’hui, la gestion de la maintenance se veut préventive. Elle doit organiser le travail, anticiper les incidents, proposer des solutions et produire des rapports. Sans outil d’organisation, la maintenance peine à s’adapter à l’évolution des entreprises : nouvelles normes à respecter, travail hybride, bâtiments en multisites, etc. Découvrez les six problèmes qu’un logiciel de gestion performant peut éviter. Son utilisation transforme la maintenance : gestion de projets, collaboration optimisée et satisfaction client !

1 – Mauvaise gestion des tâches et des agents d’intervention

Le processus de la maintenance vise à effectuer les tâches requises pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Pour y parvenir, le papier et le crayon ne suffisent plus. 

Quelle solution pour réaliser l’ensemble des tâches et répondre aux demandes du client ?

Pour organiser le travail de chaque équipe d’intervention, le responsable maintenance doit avoir une vue d’ensemble des tâches à réaliser. Il doit visualiser, mais aussi prioriser le travail à effectuer. Il est confronté à trois types de tâches :

  • les actions récurrentes : entretien et révision ;
  • les réponses à des demandes ponctuelles du client ;
  • les incidents et les besoins d’assistance. 

La planification des tâches est l’un des problèmes qu’un logiciel de gestion performant peut éviter. Les meilleurs outils permettent en effet de rationaliser les flux de travail. Vous évitez ainsi les erreurs et les oublis. Véritables systèmes de gestion de projets, les logiciels vous permettent de gérer la complexité des tâches avec succès.

Quels sont les agents disponibles dans l’équipe pour intervenir chez le client ? 

Devant chaque tâche à effectuer, le responsable de maintenance doit pouvoir affecter un agent ou une équipe d’intervention. Selon les entreprises, les ressources sont internes, externes ou mixtes. La gestion de prestataires de service ajoute des niveaux de complexité à la planification. Un logiciel de gestion de la maintenance intègre les informations de vos ressources humaines : domaines de compétences, disponibilités, etc. Grâce à un processus d’automatisation, vous obtenez les meilleurs plannings de services possibles.

2 – Absence de suivi en temps réel des tâches et du travail des agents

La gestion de la maintenance sur plusieurs sites ou sur plusieurs bâtiments exige un suivi précis des interventions. En effet, selon les situations, vous pouvez avoir besoin de localiser vos agents : incidents, besoin d’assistance ou communication d’informations précises.

De plus, sans traçabilité des interventions, vous ne connaissez pas leur statut : à faire, en cours, terminée. Vous ne pouvez donc pas fonctionner en mode agile. Si une équipe a besoin d’assistance, vous ne pouvez pas lui répondre précisément sur une éventuelle collaboration. 

Absence de suivi en temps réel des tâches et du travail des agents

3 – Difficultés à fournir des rapports et des informations aux clients

Les problèmes qu’un logiciel de gestion performant peut éviter, ce sont les manques de transparence et de visibilité. Les meilleurs logiciels proposent en effet la possibilité d’éditer des rapports d’activité en temps réel. Il intègre le statut des tâches, le suivi des incidents, l’affectation du travail par équipe et le volume d’heures par projet.

L’utilisation de rapports d’activité favorise la collaboration avec les clients. C’est un argument commercial pour le Facility Management par exemple. La confiance établie permet ainsi d’obtenir de nouveaux projets. Un logiciel de gestion a un prix, mais c’est aussi un investissement au service de votre performance et de votre développement.

4 – Gestion et inventaire difficiles des ressources et des stocks

La gestion efficace de la maintenance repose sur la disponibilité des produits et des outils pour leurs utilisateurs. Il est cependant difficile d’avoir une visibilité totale sur les stocks disponibles. C’est l’un des problèmes qu’un logiciel de gestion performant peut éviter. En effet, ses fonctionnalités intègrent la gestion des stocks.

Chaque utilisateur est également responsabilisé et remonte les informations sur l’utilisation des produits. Le logiciel permet alors l’automatisation de l’inventaire et de la gestion des stocks. Vous gagnez du temps et vous évitez des erreurs : les produits sont toujours disponibles. 

5 – Sans logiciel, pas de centralisation des données et des processus de travail

Les interventions de maintenance deviennent de plus en plus complexes. En particulier, le développement des smart buildings (bâtiments intelligents) requiert des processus de travail précis. Pour éviter les erreurs et les incidents, la solution, c’est la centralisation des informations techniques. Sans base de données, c’est mission impossible.

De plus, le responsable maintenance doit pouvoir visualiser les informations associées à la réalisation des tâches. La gestion des trousseaux de clés en est une illustration. Sans clé, pas d’accès aux espaces de travail. Et donc pas d’intervention possible ! C’est l’un des problèmes qu’un logiciel de gestion performant peut éviter. L’intégration de solution de gestion de clés permet la localisation des clés 24 heures sur 24. Pour vos clients, c’est un gage de qualité de service !

6 – Absence d’historique des interventions de service de l’entreprise chez le client

La gestion de la maintenance soutient la performance de l’entreprise. Pour renforcer la satisfaction de leurs clients, les gestionnaires de sites doivent s’engager dans un processus d’amélioration continue. Et pour y parvenir, l’analyse des interventions est nécessaire.

Sans l’historique et le suivi des prestations de service, l’exercice devient difficile. Grâce à leurs fonctionnalités (archivage, traçabilité), les meilleurs logiciels de gestion vous offrent un historique détaillé des interventions. Leur étude permet alors d’ajuster les processus et les méthodes de travail. 

Traçabilité des Clés avec gestion de maintenance

Les six problèmes qu’un logiciel de gestion performant peut éviter représentent les enjeux de la maintenance. Vous êtes un professionnel du Facility Management ou de la gestion de sites immobiliers ? Choisissez parmi les meilleurs logiciels de gestion l’outil qui contribue à votre performance et à celle de vos clients.

N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir le logiciel Myloby qui vous accompagne ainsi que vos prestataires de services dans la sécurisation de vos clés sur site. Notre historique des retraits et dépôts de clés permet vous permet de bénéficier de cet historique complet des interventions.

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