Sécuriser les échanges de trousseaux de clés : un enjeu pour votre entreprise

Les solutions de gestion des clés en entreprise répondent à un besoin explicite d’organisation. Sans clé, il est en effet difficile d’organiser l’accès aux espaces de travail, aux locaux de matériel et aux garages. Mais il existe un besoin implicite dans la gestion des clés : la sécurisation des échanges de trousseaux de clés.

La multiplicité des échanges de clés dans une entreprise pose en effet la question des accès aux bâtiments et de la disponibilité des clés. Concrètement, la sécurisation des échanges de trousseaux de clés doit permettre la vérification de leurs utilisateurs, l’utilisation des clés en temps voulu et la traçabilité des mouvements.

Les échanges de clés : un impact sur la sécurité de l’entreprise

Le contrôle des échanges de clés facilite la protection des biens et des personnes de l’entreprise et parfois de ses clients.

Prévenir et gérer la sécurité en entreprise : une obligation en France

Sans gestion sécurisée, les trousseaux de clés peuvent être perdus ou volés. Si leur disparition relève donc d’une négligence ou d’un acte volontaire, les conséquences sont identiques. En effet, des personnes étrangères à l’entreprise ou non autorisées peuvent pénétrer dans les bâtiments. C’est une menace pour les salariés et les biens de l’entreprise. Un système de gestion des clés sécurisée satisfait à l’obligation générale de sécurité qui incombe à un employeur (article L.4121-1 du Code du travail).

La protection des données associées aux clés

De plus, les systèmes de gestion des clés doivent garantir la protection des informations liées aux utilisateurs et à l’utilisation des clés. Chiffrement électronique et code unique peuvent ainsi empêcher le piratage de données et la reproduction non autorisée d’une clé ou d’un badge. La sécurisation des échanges de trousseaux de clés s’étend donc au système global de gestion.

Gestion des clés sécurisée et productivité en entreprise

La gestion des clés représente du temps et de l’énergie. Gestionnaire des clés et utilisateurs vivent souvent l’échange de clés comme une perte de temps.

Faciliter les flux de travail grâce à la sécurité des mouvements de clés

La sécurisation des échanges de trousseaux de clés évite leur disparition. Les salariés et les prestataires de service peuvent donc retirer leur clé au moment opportun. Une solution de gestion assure en effet la traçabilité des mouvements de clés. Chaque échange fait l’objet d’un transfert de responsabilité. Un utilisateur négligent sera relancé grâce à un système de messages automatisés. Une solution de remplacement peut éventuellement être anticipée. Les utilisateurs peuvent ainsi disposer de la bonne clé pour réaliser leur travail.

Retrait et dépôt de clés sécurisés : un gain de temps pour les utilisateurs

Avec le contrôle des trousseaux de clés, la recherche de la bonne clé est automatisée. Depuis la plateforme de gestion des clés, le gestionnaire pilote l’attribution des droits et la livraison des clés. Selon le type de solution, le retrait des clés s’opère chez le gestionnaire ou dans une armoire (ou boîte) à clés électronique. Les armoires à clés sont incassables et inviolables. Leur ouverture se fait à l’aide d’un code unique envoyé par SMS ou par email.

La sécurité des échanges de trousseaux de clés : un atout commercial

Les mouvements de clés suscitent de l’inquiétude. La disparition d’une clé crée de la peur. La sécurisation des échanges de trousseaux de clés offre la traçabilité et la transparence.

La traçabilité des trousseaux de clés et des utilisateurs rassure

Vous êtes un professionnel du Facility Management, de l’immobilier ou du service à la personne ? Vous connaissez alors l’impact d’une clé manquante chez vos clients. Utiliser un outil de gestion sécurisée, c’est donc l’opportunité de les rassurer. En effet, grâce au suivi en temps réel du trousseau de clés, vous connaissez leur localisation. La traçabilité s’effectue par la communication des données de la clé (clé intelligente, badge, ou porte-clés électronique) et de l’armoire connectée vers le logiciel de gestion.

La sécurité des mouvements de clés améliore la satisfaction des clients

Avec un système de gestion de clés sécurisée, vous disposez d’un historique nominatif et horodaté des mouvements de clés. Les utilisateurs se savent identifiés. Leurs accès sont enregistrés. Ils sont engagés dans des comportements vertueux grâce au transfert de responsabilité. La sécurisation des échanges de trousseaux de clés contribue ainsi à la satisfaction de vos clients. Avec leurs recommandations, votre offre de service devient irrésistible !

Réduction des coûts cachés de la gestion des mouvements de clés

La perte d’un trousseau de clés a un prix. C’est d’abord celui de l’insatisfaction de vos clients. Mais il comporte aussi des coûts cachés importants.

Par exemple :

• le remplacement de la serrure ;
• le report des tâches impossibles à réaliser sans accès ;
• la double facturation de prestations de service prévues et reportées ;
• le temps passé à chercher une solution.

La solution de Myloby prévoit de gérer 1 million de transactions de clés cette année. La gestion des droits, la traçabilité et le transfert de responsabilité font du logiciel Myloby l’outil recommandé par les professionnels de l’immobilier et du service à la personne.

La sécurisation des échanges de trousseaux de clés garantit l’accès aux espaces de travail et la sécurité des biens et des personnes.

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