Optimiser et sécuriser la gestion des clés pour le Property Management
Qu’il s’agisse de bureaux modernes, de résidences luxueuses, d’entrepôts logistiques ou de centres commerciaux animés, chaque espace nécessite une gestion experte et attentive. Au cœur de cette gestion, un aspect souvent sous-estimé, mais pourtant capital, réside dans la maîtrise et la traçabilité des clés.
En effet, la sécurité, la productivité et la sérénité des propriétaires, des locataires et des gestionnaires dépendent en grande partie de la manière dont les clés sont gérées. C’est là qu’intervient Myloby, votre partenaire, prêt à simplifier la manière dont vous gérez vos clés en Property Management.
Les enjeux et problématiques du property management : gestion et traçabilité des clés
Le Property Management représente un défi de taille, impliquant la gestion efficace de multiples sites, locaux et installations. Parmi les nombreux aspects à considérer, la gestion et la traçabilité des clés se révèlent être des enjeux critiques. Assurer un contrôle rigoureux sur l’accès aux différentes zones tout en facilitant la distribution et le suivi des clés peut rapidement devenir complexe et fastidieux.
Le défi du Property Manager : organiser les échanges de clés pour chaque bâtiment
Gérer les multiples acteurs impliqués
Coordonner les demandes d’accès des locataires, des propriétaires, des employés, des prestataires de services et des visiteurs.
Assurer une sécurité sans compromis
Protéger les bâtiments en évitant les pertes, les vols ou les accès non autorisés.
Prévenir les conflits d'accès
Éviter les problèmes d’accès entre les utilisateurs partageant les bâtiments.
Anticiper les fluctuations des besoins
Adapter la gestion des clés en fonction des changements d’occupation ou d’utilisation des locaux.
Faciliter la distribution et restitution des clés
Mettre en place des procédures efficaces pour la remise et le retour des clés lors de changements de locataires ou d’employés.
Assurer la traçabilité des échanges de clés
Suivre chaque mouvement de clé pour des raisons de sécurité et de responsabilité.
Face à ces défis, les Property Managers ont besoin d’outils performants pour simplifier et optimiser la gestion des échanges de clés.
Comment Myloby transforme la gestion des clés pour le Property Management
La solution Myloby répond aux enjeux de la gestion des clés et de traçabilité pour le Property Management. Myloby propose: « Des clés localisables 24 heures sur 24 pour les salariés et pour les prestataires de services. »
Une gestion des clés simplifiée pour une qualité de service améliorée
La solution technique de Myloby s’appuie sur un logiciel et des armoires à clés connectées. Aucune application n’est à télécharger. Le Property Manager accède à une plateforme digitale depuis son ordinateur ou son smartphone. C’est un portail adaptable aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Les données des clés sont enregistrées sur la plateforme. Le gestionnaire de site peut donc voir en temps réel et à distance les mouvements de clés. De plus, le logiciel intègre la planification et la réservation dans ses fonctionnalités. Avec Myloby, la gestion des clés pour le Property Management devient une réalité.
Les armoires de gestion des clés connectées Myloby : sécurité et accessibilité 24/7
Les armoires à clés sécurisées et les boites à clés connectées de Myloby sont couplées au logiciel de gestion. Elles s’ouvrent grâce à un code unique. Celui-ci est envoyé par mail ou SMS au demandeur. Les clés sont accessibles 24 heures sur 24 selon les droits et les autorisations accordés par le gestionnaire de site. Tout retrait de clés fait l’objet d’un transfert de responsabilité. L’identification du détenteur des clés simplifie la communication interne ou externe.
Comment fonctionnent les armoires de gestion de clés
Le fonctionnement de l’armoire connectée Myloby ne nécessite pas de compétences particulières. L’utilisateur peut accéder au logiciel depuis son téléphone :
- Il réalise sa demande de clés grâce à un lien sécurisé.
- Il inscrit sur l’écran de l’armoire le code unique reçu sur son téléphone.
- Il récupère les clés.
- Il reçoit un message de transfert de responsabilité.
Les avantages de la gestion des clés automatisée pour le Property Management
Chez Myloby, la sécurité est notre priorité absolue. Nous comprenons l’importance de protéger vos sites et vos données sensibles en Property Management.
Le logiciel de gestion de clés est un système centralisé et sécurisé
Pour un responsable de site, le logiciel Myloby permet de gagner du temps. Les tâches liées aux clés sont pilotables à distance depuis la plateforme. De plus, visibles et tracés, les mouvements de clés sont facilités et sécurisés.
Ainsi, la continuité des accès est garantie sur l’ensemble des bâtiments et des équipements. Enfin, la solution Myloby permet au gestionnaire d’administrer des sites éloignés depuis la plateforme en toute sécurité.
La réduction des coûts et la performance des services
La perte des clés ou leur absence entraîne des coûts cachés :
- jusqu’à 1 000 euros par trousseau perdu ;
- règlement supplémentaire de prestataires externes pour assurer les interventions annulées ;
- mécontentement des clients ;
- pertes de journées de travail pour les collaborateurs.
Grâce à Myloby, le Property Manager possède des solutions opérationnelles pour garantir la continuité des activités et des interventions dans l’entreprise. Il dope ainsi la performance du Facility Management : rentabilité et efficacité ! Cette qualité de service contribue à la productivité améliorée de ses clients. Et c’est un argument commercial déterminant pour obtenir l’administration d’autres sites.
Amélioration de la collaboration interne et externe
L’optimisation de la gestion des clés pour le Property Management améliore la collaboration interne et externe au sein des entreprises. Les échanges de clés deviennent fluides, flexibles et fiables. La gestion automatisée des clés répond alors aux besoins des salariés et des prestataires de chaque entreprise.
Cette satisfaction ouvre ainsi la porte à l’amélioration continue grâce à une meilleure communication entre métiers. C’est le cercle vertueux du Property Management.
Pour en savoir plus sur
Téléchargez notre brochure sur la sécurisation des trousseaux de clés pour le Property Management.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’informations complémentaires ou souhaitez planifier un RDV.
