La gestion des clés pour le Facility Management
La vocation du Facility Management relève d’un défi quotidien. Il s’agit en effet de gérer les installations et l’immobilier des entreprises pour faciliter leur performance. C’est donc un métier en recherche permanente de solutions pour faciliter le travail des salariés et des prestataires de services. La gestion des clés pour le Facility Management doit justement permettre le bon déroulement des activités internes et des interventions externes. Mais la disparité des besoins et des horaires rend complexe cette gestion.
Le Facility Manager a donc besoin d’un outil de pilotage efficace et sécurisé. C’est ce que Myloby propose : une gestion des clés centralisée, simple et sécurisée.
Pourquoi la gestion des clés est-elle cruciale pour le Facility Management ?
La gestion des clés pour le Facility Management doit être optimisée pour garantir la continuité des activités dans les bâtiments.
Le défi du gestionnaire de site : organiser les échanges de clés pour chaque bâtiment ?
Le travail hybride est devenu réalité dans les entreprises. Ce fonctionnement impacte l’organisation des accès aux bâtiments et aux installations. Comment organiser le retrait et le dépôt des clés ?
Gérer la complexité de l'organisation du travail des collaborateurs
Les salariés doivent pouvoir accéder aux différents espaces de travail en temps et en heure. Mais les bâtiments et les équipements sont aujourd’hui sécurisés. Avec le travail hybride, obtenir les clés relève parfois du défi. Qui a le trousseau et comment le récupérer ?
Garantir la réalisation des prestations de services
Interventions de nettoyage, d’entretien, de maintenance et de sécurité sont souvent effectuées par des prestataires externes selon une planification rigoureuse. Le gestionnaire des installations affronte donc un double challenge :
- S’assurer que les équipes des prestations de services puissent circuler avec fluidité dans les bâtiments.
- S’adapter à la fréquentation aléatoire des installations pour optimiser la planification des interventions.
Optimiser la satisfaction des clients
Le Facility Management, c’est l’obsession de la qualité de service. Les services fournis doivent contribuer à la productivité optimale des entreprises. Une perte ou l’absence de clés entraîne des coûts cachés élevés pour les clients. Journées de travail perdues, prestations de services non réalisées pèsent sur la satisfaction client.
Comment Myloby transforme la gestion des clés pour les entreprises
La solution Myloby répond aux enjeux de la gestion des clés pour le Facility Management. Myloby propose: « Des clés localisables 24 heures sur 24 pour les salariés et pour les prestataires de services. »
Une gestion des clés simplifiée pour une qualité de service améliorée
La solution technique de Myloby s’appuie sur un logiciel et des armoires à clés connectées. Aucune application n’est à télécharger. Le Facility Manager accède à une plateforme digitale depuis son ordinateur ou son smartphone. C’est un portail adaptable aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Les données des clés sont enregistrées sur la plateforme. Le gestionnaire de site peut donc voir en temps réel et à distance les mouvements de clés. De plus, le logiciel intègre la planification et la réservation dans ses fonctionnalités. Avec Myloby, la gestion des clés pour le Facility Management devient une réalité.
Les armoires de gestion des clés connectées Myloby : sécurité et accessibilité 24/7
Les armoire à clés sécurisée et les boites à clés connectées de Myloby sont couplées au logiciel de gestion. Elles s’ouvrent grâce à un code unique. Celui-ci est envoyé par mail ou SMS au demandeur. Les clés sont accessibles 24 heures sur 24 selon les droits et les autorisations accordés par le gestionnaire de site. Tout retrait de clés fait l’objet d’un transfert de responsabilité. L’identification du détenteur des clés simplifie la communication interne ou externe.
Comment fonctionnent les armoires de gestion de clés
Le fonctionnement de l’armoire connectée Myloby ne nécessite pas de compétences particulières. L’utilisateur peut accéder au logiciel depuis son téléphone :
- Il réalise sa demande de clés grâce à un lien sécurisé.
- Il inscrit sur l’écran de l’armoire le code unique reçu sur son téléphone.
- Il récupère les clés.
- Il reçoit un message de transfert de responsabilité.
Les avantages de la gestion des clés automatisée pour le Facility Management
La solution Myloby simplifie et sécurise la gestion des clés pour le Facility Management.
Le logiciel de gestion de clés est un système centralisé et sécurisé
Pour un responsable de site, le logiciel Myloby permet de gagner du temps. Les tâches liées aux clés sont pilotables à distance depuis la plateforme. De plus, visibles et tracés, les mouvements de clés sont facilités et sécurisés.
Ainsi, la continuité des accès est garantie sur l’ensemble des bâtiments et des équipements. Enfin, la solution Myloby permet au gestionnaire d’administrer des sites éloignés depuis la plateforme en toute sécurité.
La réduction des coûts et la performance des services
La perte des clés ou leur absence entraîne des coûts cachés :
- jusqu’à 1 000 euros par trousseau perdu ;
- pénalités financières stipulées dans le contrat de Facility Management ;
- règlement supplémentaire de prestataires externes pour assurer les interventions annulées ;
- pertes de journées de travail pour les collaborateurs.
Grâce à Myloby, le Facility Manager possède des solutions opérationnelles pour garantir la continuité des activités et des interventions dans l’entreprise. Il dope ainsi la performance du Facility Management : rentabilité et efficacité ! Cette qualité de service contribue à la productivité améliorée de ses clients. Et c’est un argument commercial déterminant pour obtenir l’administration d’autres sites.
Amélioration de la collaboration interne et externe
L’optimisation de la gestion des clés pour le Facility Management améliore la collaboration interne et externe au sein des entreprises. Les échanges de clés deviennent fluides, flexibles et fiables. La gestion automatisée des clés répond alors aux besoins des salariés et des prestataires de chaque entreprise.
Cette satisfaction ouvre ainsi la porte à l’amélioration continue grâce à une meilleure communication entre métiers. C’est le cercle vertueux du Facility Management.
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