Digitalisation de la gestion des accès dans les grandes entreprises

La gestion des clés et des accès dans les grandes entreprises est souvent sous-estimée. Pourtant, une organisation inefficace peut engendrer des coûts cachés importants. Déplacements inutiles, perte de clés ou accès non contrôlés sont autant de problèmes fréquents. Dans cet article, nous analysons ces coûts cachés et proposons des solutions pour les minimiser, notamment grâce à la digitalisation. 

1. Les coûts cachés liés à une gestion inefficace des accès 

1.1. Les pertes de temps et déplacements inutiles 

Dans les grandes entreprises, les allers-retours pour récupérer ou remettre des clés représentent une perte de temps considérable. Chaque déplacement inutile engendre des coûts en carburant et réduit la productivité ayant pour conséquences une réduction du temps disponible pour des tâches à forte valeur ajoutée ainsi que l’augmentation des coûts logistiques pour l’entreprise. 

1.2. Les risques de perte ou de vol des clés 

La perte d’une clé peut entraîner des conséquences graves, notamment la nécessité de remplacer des serrures ou de sécuriser temporairement des locaux sensibles. En plus du remplacement des clés ou des serrures cette gestion a également un réel impact sur la sécurité et risques d’accès non autorisés en cette période ou les questions de sécurité prend de plus en plus de place dans le débat

1.3. L’absence de traçabilité des accès 

Sans un suivi précis des mouvements des clés, il devient difficile de savoir qui a accédé à quels espaces, et à quel moment. Cela complique les audits de sécurité et nuit à la transparence des interventions qui ont eu lieu pouvant engendre des conflits internes en cas de perte ou d’utilisation abusive ainsi que des difficultés à justifier les accès lors d’un contrôle. 

2.2. Centraliser la gestion des accès 

Une gestion centralisée des clés permet de suivre leur utilisation de manière précise. Cela réduit les risques de perte et améliore l’efficacité opérationnelle en réduisant des risques d’erreur et la possibilité de générer des rapports d’utilisation pour les audits internes à tout moment depuis l’espace client Myloby

2.3. Responsabiliser les utilisateurs 

Attribuer des accès temporaires ou personnalisés responsabilise les employés et les prestataires. Cela limite les abus tout en garantissant une meilleure traçabilité. En utilisant des QR codes ou des identifiants uniques pour chaque utilisateur, associé à la technologie blockchain cela permet à Myloby de suivre automatiquement les transferts de responsabilités de chaque transfert de trousseaux de clés et d’accès

3. Les avantages de la digitalisation des accès pour les grandes entreprises

3.1. Réduction des coûts opérationnels 

Les solutions connectées éliminent les déplacements inutiles et réduisent les pertes de temps, ce qui diminue les coûts logistiques. En effet, la solution permet un accès instantané aux clés sans présence physique tout en garantissant une accessibilité aux différents sites 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cette accessibilité garantie permet aux entreprises qui interviennent de pouvoir optimiser leur planning opérationnel réduisant ainsi leurs coûts cachés, améliorant leur empreinte carbone tout en augmentant le nombre d’intervention par jour par technicien. Une solution gagnante pour tout le monde

3.2. Amélioration de la sécurité 

Avec un suivi précis des accès, les entreprises peuvent mieux contrôler les espaces sensibles et prévenir les intrusions. L’historique détaillé pour chaque clé et accès utilisée horodaté et authentifié par la blockchain permettant de certifier de chaque passage. Associé à une gestion stricte des droits d’accès, la solution Myloby permet de réduire significativement les incidents de sécurité.

3.3. Gains en efficacité et transparence 

Les outils numériques centralisent toutes les informations liées aux accès, ce qui facilite les audits et améliore la coordination entre les équipes. 

Conclusion 

Les coûts cachés liés à une mauvaise gestion des clés et des accès peuvent être significatifs dans les grandes entreprises. En adoptant des solutions digitales comme celles proposées par Myloby, les entreprises peuvent non seulement réduire ces coûts, mais aussi renforcer leur sécurité et optimiser leur efficacité. 

Investir dans une gestion connectée des clés est une étape cruciale pour moderniser les processus et garantir une meilleure transparence des opérations. Cela permet également de répondre aux exigences croissantes en matière de sécurité et de traçabilité. 

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