Améliorer la traçabilité de vos clés avec une plateforme en ligne de gestion de clé

À un moment ou à un autre en entreprise, la question de la traçabilité de vos clés finit par poser problème et dès lors que les clés sont partagées par plusieurs individus, et on en arrive à des situations d’organisation qui se compliquent. Une question se pose : comment faire pour bien gérer les clés et limiter les pertes de celle-ci ? 

La traçabilité des clés dans le milieu professionnel

Transmettre des clés dans une entreprise nécessite le plus souvent une organisation rigoureuse au niveau de la gestion de clés. En effet, dans de nombreux cas, les professionnels remarquent un véritable manque de traçabilité que ce soit pour une location ou pour les confier à un agent d’entretien, un plombier avant une relocation, etc…

Aujourd’hui, la traçabilité des clés en entreprise se fait manuellement, et souvent à l’aide d’un tableau Excel et cela peut engendrer des complications quand celles-ci sont passées de main en main sur le terrain.

Une mauvaise organisation des clés : un manque de traçabilité de vos clés 

Après avoir pris contact avec plusieurs entreprises nous avons remarqué que les difficultés dans le manque de la traçabilité des clés restent similaire :

• Lors de la passation de clé, aucun suivi ou traçabilité de cet échange 
• Aucune possibilité de savoir si la clé a bien été remise sauf quand il est trop tard (la clé n’est plus en agence et cela  fait 2 semaines qu’elle est sortie par exemple) 
• Aucune possibilité de tracer et suivre les mouvements de la clé d’un prestataire à l’autre
• Une fatigue et une perte de temps des collaborateurs qui gèrent les clés au quotidien…

C’est pour cette raison que nous avons développé une solution en ligne de gestion de clés qui vise à  améliorer votre organisation des clés et vous apporte une traçabilité de vos clés.

Myloby, solution de gestion de clés

En partant de ce constat et ainsi répondre à cette problématique de la traçabilité des clés, nous avons conçu un outil simple qui permet aux professionnels de suivre plus efficacement les mouvements de clés et l’organisation des trousseaux, que ça soit en agence mais aussi les échanges sur le terrain dans le but d’optimiser la gestion des clés. 

La plateforme en ligne Myloby vous permet de suivre et de tracer automatiquement les clés. Grâce à cette solution, on évite les pertes et les vols en se libérant d’une tâche récurrente et chronophage.

Myloby propose une solution qui profite à tous. Les agences font gagner du temps à leurs collaborateurs  ce qui permet à leurs équipes de se focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée améliorant ainsi leurs résultats. En enlevant le souci lié à la gestion de clé dans le quotidien des collaborateurs, cela permet de diminuer leur charge mentale et donc d’améliorer leur quotidien au travail ayant un impact direct sur leur productivité. 

Myloby et ses avantages : (conclusion de notre solution simplifiée)

• Des alertes en temps réel en cas de non-retour de la clé
• Une cartographie de vos clés en temps réel 
• La suppression des tâches administratives chronophages
• La traçabilité et le suivi complet de votre clé (en agence, mais également sur le terrain)

Comment tracer vos clés avec Myloby ?

Avec Myloby, nous proposons une traçabilité de vos clés à tout instant, ce qui vous permettra de toujours avoir qui détient la clé sur le terrain ou de savoir où celle-ci est rangée dans votre agence immobilière

Cette fonctionnalité comprend : 

• La possibilité de suivre et tracer les mouvements de clé en agence, mais également sur le terrain si un prestataire a  donné la clé à un prestataire B. 
• Une automatisation de la traçabilité des données de sortie/entrée de chaque clé dans Myloby au moment du scan du QR code 
• La possibilité de savoir qui a récupéré la clé en dans l’agence immobilière et/ou qui a la clé en temps réel 
• Un historique complet de tous les échanges de clés, pour toujours pouvoir s’y référer en cas de besoin

Avec Myloby vous avez également de nombreuses autres avantages :

Gardez toujours un œil sur vos clés

Suivez en temps réel l’ensemble de vos clés sur une interface unique

Automatisez les tâches administratives

Il vous suffit d’un simple scan QR code pour remplacer les bons de sorties

Sécurisez l’accès à vos clés

Seules les personnes autorisées peuvent récupérer les clés

La gestion des droits d’accès

Déléguez ou supprimez la gestion de vos accès aux personnes autorisées.

MyLoby est donc la solution de gestion de clés qui vous apportera à vous et à vos collaborateurs un contrôle et une visibilité tout en automatisant la traçabilité de vos trousseaux de clés en agence et sur le terrain. MyLoby vous accompagne également lors de la réception des clés et le rangement du trousseau dans l’agence 

Contactez nous pour échanger avec notre équipe sur vos besoins et vous présenter notre solution.

Découvrez d’autres articles de blog qui pourraient vous intéresser