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Organigramme de clés : Optimisez votre gestion des clés

Une entreprise compte de nombreux services et locaux dont les accès sont réservés à des types de personnes. Pour organiser la gestion des clés et gérer les autorisations d’accès de chacun, il vous faut créer une représentation schématique des droits d’ouverture des différentes portes qui structurent votre dispositif de sécurité. Ce plan général de gestion s’appelle un organigramme de clés.

 

Qu’est-ce qu’un organigramme ? Pourquoi l’adopter ?

 Un organigramme est un système qui permet de hiérarchiser des clés ouvrant l’ensemble des portes d’un ou plusieurs bâtiments. Il détermine quelle clé ouvrira quelle serrure.

Par exemple, dans un immeuble, le propriétaire d’un logement ouvrira avec sa propre clé. Un directeur lui ouvrira avec une clé l’ensemble des portes de son entreprise. Un responsable technique lui ouvrira avec son passe partiel toutes les portes de locaux techniques, etc…

 

Un tableau Excel pour la gestion des clés ?

À ce jour, le suivi des clés se fait de manière artisanale, parfois à l’aide d’un tableau Excel, mais aucun tableur n’existe sur le marché pour “automatiser” le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain. Pour commencer, il vous faudra créer un tableau indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires : Numéro porte, désignation, … pour pouvoir gérer vos clés. Vous pourrez ainsi personnaliser à votre façon le tableau Excel, vous permettant de gérer vos clés.

En conclusion, avec un tableau Excel c’est : 

  • Un faible niveau de sécurité 

Même s’il est possible d’ajouter une protection par mot de passe dans le tableau Excel, il est difficile de sécuriser les données qui circulent et le fichier peut être facilement piraté. De plus, le tableau Excel ne permet pas de tracer les données, et il est impossible de savoir qui a utilisé ou qui est venu supprimer des lignes sur un fichier partagé.

  • Une interface trop complexe 

L’utilisation d’un tableau Excel implique un grand nombre des colonnes et de feuilles de calcul, à quoi s’ajoutent des difficultés de lisibilité et d’actualisation du tableau

  • Pas d’actualisation automatique 

Vous devez saisir chaque mouvement : lors de la réception de la clé, son transfert, etc. des opérations souvent chronophages et pénibles. De plus, cela ne remplace pas la création des bons de sorties à remplir à la main.

Pour éviter une perte de temps dans l’exécution de leurs opérations sur une feuille de calcul, les entreprises sont à la recherche d’une solution Web qui leur permettrait de gérer leurs clés plus efficacement. 

Exemple de template à télécharger :  

Myloby, une alternative pour la gestion de vos clés

 

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

MyLoby la solution de gestion clé s’adressant aux professionnels cherchant à simplifier et optimiser leur gestion de clés au quotidien.

Notre logiciel innovant vous permettra de suivre en temps réel vos clés et les transactions. De plus, avec sa fonctionnalité d’import, vous pourrez directement importer votre fichier Excel contenant l’ensemble des informations liées à vos clés pour démarrer. Vous permettant de gagner un temps précieux au moment de l’onboarding de votre compte Myloby.

Comment notre plateforme fonctionne :  

Myloby est un logiciel SaaS qui permet de centraliser la gestion des clés dans une interface unique qui vous permet d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant ainsi les erreurs. Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés.

Pour utiliser Myloby,  il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes et d’inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Pour simplifier et fluidifier l’organisation, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.

 

Myloby, une solution avantageuse

  • Suivi permanent de la clé

En agence, mais également sur le terrain, vous savez en permanence qui est en possession de la clé.

  • Facilité d’utilisation :

Notre solution est disponible sur ordinateur et téléphone en responsive. Avec notre nouvelle version, plus besoin de téléchargement ou de création d’un compte.

  • Historique complet de toutes les clés disponible à tout moment : 

Agissant comme une blockchain,  notre solution permet d’identifier toutes les transactions qu’aura réalisées la clé.

  • Méthode de rangement efficace 

Myloby vient s’adapter à vos rangements déjà présents dans toutes les agences pour éviter les pertes de temps ou la perte des clés. Nous pouvons également proposer des armoires de rangement sur mesure disponible sur notre catalogue.

Un tableau permettant de différencier les fonctionnalités du tableau Excel et de la solution Myloby

Avec Myloby c’est :

  •  Un gain de temps précieux dans la gestion de vos clés 
  • Un logiciel complet pour votre organisation des clés au quotidien 
  • Une solution sécurisée Myloby est une solution qui remplacera votre tableau Excel et vous fera gagner un temps précieux dans la gestion de vos clés.

 

Pourquoi vous avez besoin d’une armoire électronique de gestion de clés, les alternatives

Quel que soit le type d’entreprise, quand plusieurs utilisateurs ont accès à un même objet (clés, outils, livres, matériels, fournitures, véhicules…), le manque de suivi et de traçabilité de ces objets implique souvent des pertes ou des oublis dont on ne connaît pas la provenance. Pour répondre à cette problématique, une seule réponse : Une armoire électronique de gestion de clés permet de contrôler et de connaître les mouvements des clés par rapport aux utilisateurs.

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

Myloby est une plateforme permettant de sécuriser et de gérer les transferts de responsabilité d’un objet, d’un lieu vers une personne, entre deux personnes, et d’une personne vers un lieu. Les transactions sont authentifiées certifiés et sécurisés par la technologie blockchain.

 

Une gestion des droits et temporalité des accès

Vous pourrez constituer votre équipe de collaborateurs pour attribuer les droits à chacun, créer une liste d’utilisateur externe à votre entreprise qui pourront avoir accès aux clés et également ajouter une plage d’accès qui vous avertit quand l’utilisateur oublie de rapporter une clé. Vous saurez à tout moment qui a la clé sous sa responsabilité ou si cette dernière et bien revenu en agence

 

Une digitalisation des Données

Vous pourrez créer votre fiche clé avec photo, accédez à un récapitulatif des clés disponible dans un lieu ou de la personne qui les détient et Intégrer une description à votre clé

 

Une plateforme Automatisée

Vous pourrez accéder à un historique de toutes transactions en concession et sur le terrain et avoir une solution accessible à tous et à tout moment avec l’utilisation du smartphone

 

Un transfert de responsabilité

Myloby s’appuie sur la Blockchain « Tezos » qui permet d’authentifier et certifier chaque transfert de clé 

  • À tout instant la personne qui récupère la clé à accès aux informations de celles-ci (photo, description…)
  • En scannant le qrcode ou en communiquant le code de retrait, l’utilisateur signe électroniquement la récupération de la clé

 

Comment ça fonctionne : 

 

Myloby est un logiciel SAAS permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique vous permettant d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant les erreurs. Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés.

 

Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.  On vous en parle !

Un complément : utiliser notre armoire à clé sécurisée

 

Nous avons couplé notre plateforme de gestion avec des armoires connectées les rendant ainsi intelligentes. Celles-ci peuvent être mises en libre-service à l’entrée de vos sites, pour automatiser la gestion des flottes de véhicules, flottes de vélos…

Un espace de rangement de vos clés

 

Cette solution vous permettra de : 

  • Sécuriser l’accès aux clés grâce à un code unique généré automatiquement au moment du retrait ou du dépôt par votre client
  • Être notifiés en temps réel quand votre client récupère et dépose la clé dans l’armoire
  • Dématérialiser le retrait et la restitution de vos véhicules
  • Gérer les droits et la temporalité des accès à vos clés
  • Assurer le suivi et la traçabilité des clés

Caractéristiques techniques de nos armoires Connectées

Nos partenaires ont pu tester notre armoire connectée

 

FC Grenoble rugby

Myloby, membre du XV des start-ups, met à la disposition du FC Grenoble Rugby une armoire connectée aux couleurs du club. 

“Nous avons bien conscience que le milieu du Rugby, en plus d’être prenant, est un espace de rencontre privilégié entre acteurs économiques d’une région. C’est totalement le cas avec le FCG, donc pour résumer, je dirai que c’est une réelle opportunité de lier le plaisir sportif avec notre activité pro au quotidien !”

Notre fondateur Matthieu Rakotobe qui a effectué la livraison de l’armoire au stade des Alpes de Grenoble

MyLoby, une plateforme de gestion des clés d’une flotte de véhicules

Quel que soit le type d’entreprise, la gestion du parc automobile intègre les mêmes activités et responsabilités. Gérez un parc automobile apporte divers avantages notamment : l’optimisation des coûts logistiques, la planification de l’emploi des véhicules de transport et engins de manutention, mais aussi de garantir la disponibilité de ces derniers pour d’éventuels besoins logistiques ou de transport.

Mais la gestion d’un parc automobile est une tâche complexe, puisque la moindre mauvaise organisation peut générer d’importants coûts, mais également des risques d’accident ou encore elle peut nuire à la bonne satisfaction des clients. Et quand plusieurs utilisateurs ont accès à un même objet (clés, outils, livres, matériels, fournitures, véhicules…), le manque de suivi et de traçabilité de ces objets implique souvent des pertes ou des oublis dont on ne connaît pas le responsable.

Ce manque de suivi a un impact réel et concret dans toute entreprise. Avec Myloby, nous vous assurons une bonne optimisation dans la gestion de vos clés de votre flotte de véhicule.

Myloby, la solution SAAS pour gérer et optimiser la gestion des clés en concession

 

Myloby est un outil qui centralise votre gestion des clés sur une même plateforme pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Avec Myloby nous facilitons la gestion de vos accès et de vos clés en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.


Comment la solution SAAS de gestion de clés MyLoby fonctionne-t-elle ? 

 

MyLoby est un logiciel SAAS disponible sur ordinateur et téléphone permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique. Ainsi, vous pouvez piloter l’ensemble de vos clés et suivre directement en ligne avec qui se trouve vos clés, leur historique, déléguer des droits de gestion à vos collaborateurs et gérer l’accès de vos clés, ponctuellement ou en permanence. MyLoby s’adapte à l’organisation et aux modes de gestion déjà mis en place, tout en les optimisant. Pour récupérer la clé vous n’avez pas besoin de créer un compte : un lien est envoyé au moment de l’invitation à chacun des intervenants afin qu’il puisse être guidé  pour récupérer la clé.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos besoins et vous présenter notre solution

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

 Myloby est une plateforme permettant de sécuriser et de gérer les transferts de responsabilité d’un objet, d’un lieu vers une personne, entre deux personnes, et d’une personne vers un lieu. Les transactions sont authentifiées certifiés et sécurisés  par la technologie blockchain

 

Une gestion des droits et temporalité des accès

Avec Myloby pour pourrez gérer les droits, mais également la temporalité à l’accès sur l’ensemble de vos voitures.

Vous pourrez

  • Constituer votre équipe de collaborateurs pour attribuer les responsabilités à chacun.
  • Créer une liste d’utilisateur ponctuel
  • Ajouter une plage d’accès qui vous avertit quand l’utilisateur oublie de rapporter une clé.

 

Une digitalisation des Données

Vous pourrez : 

  • Créer votre fiche clé avec photo
  • Récapitulatif des clés disponible en concession ou de la personne qui les détient
  • Intégrer une description à votre clé

 

Une plateforme Automatisée

Vous pourrez : 

  • Un historique de toutes transactions en concession et sur le terrain
  • Une solution accessible à tous et à tout moment avec l’utilisation du smartphone

 

Un transfert de responsabilité

Vous pourrez : 

  • Myloby s’appuie sur la Blockchain « Tezos » qui permet d’authentifier et certifier chaque transfert de clé
  • À tout instant la personne qui récupère la clé à accès aux informations de celles-ci (photo, description…)
  • En scannant le qrcode ou en communiquant le code de retrait, l’utilisateur signe

électroniquement la récupération de la clé

MyLoby, le logiciel de gestion de clés pour gérer de nombreux accès et clés dans une agence

Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.

À un moment ou à un autre, la question des clés et de leur appartenance finit par poser problème. Ainsi que ce soit pour disposer de la bonne clé au bon moment ou encore pour gérer les autorisations on en arrive vite à des situations d’organisation complexes.

 

Myloby, la solution SAAS pour gérer et optimiser la gestion des clés en agence

Myloby est un outil qui centralise votre gestion des clés sur une même plateforme pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Avec Myloby nous facilitons la gestion de vos accès et de vos clés en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

 

Comment Myloby fonctionne ?

Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés. 

 Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, leurs permettant de retrouver la clé en un coup d’œil.

L’ensemble de vos clés peut être suivis directement en ligne et vous pouvez savoir avec qui se trouve vos clés, leur historique, déléguer des droits de gestion à vos collaborateurs et gérer l’accès de vos clés à vos prestataires, ponctuellement ou en permanence.

Pour récupérer la clé nul besoin de créer un compte, un lien vous est envoyé au moment de l’invitation afin que vous soyez guidé au moment de récupérer la clé.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos besoins et vous présenter notre solution

Myloby, une solution avantageuse

 

Suivi permanent de la clé

En agence, mais également sur le terrain, vous savez en permanence qui est en possession de la clé.

Facilité d’utilisation :

Notre solution est disponible sur ordinateur et téléphone en responsive. Avec notre nouvelle version, plus besoin de téléchargement ou de création d’un compte.

Historique complet de toutes les clés disponible à tout moment : 

Agissant comme une blockchain,  notre solution permet d’identifier toutes les transactions qu’aura réalisées la clé en cas de besoin.

Méthode de rangement efficace 

Myloby vient s’adapter à vos rangements déjà présents dans toutes les agences pour éviter les pertes de temps ou la perte des clés. Nous pouvons également proposer des armoires de rangement sur mesure disponible sur notre catalogue.

 

En plus de bénéficier des avantages du logiciel Myloby, les transferts de responsabilités sont validés par les gestionnaires et peuvent à tout moment faire l’objet d’un suivi en temps réel.

Ainsi, Myloby propose une solution qui profite à tous. Les agences améliorent leurs résultats grâce à des équipes qui peuvent enfin se focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. De même, la qualité de vie des collaborateurs au travail est améliorée puisqu’ils peuvent enfin dégager plus de temps pour se consacrer pleinement à leur cœur de métier.

Une solution sur-mesure : La gestion de véhicules

Avec un système de gestion de clés comme Myloby, il est aussi possible de gérer efficacement un parc de véhicules

À partir du moment où le système permet de superviser les clés et leur attribution, il n’est plus utile de différencier une clé par un porte-clé ou un QR code : une clé reste un objet dont seul le porteur autorisé connaît l’utilité. Les possibilités de gestion et d’organisation d’événements sont nombreuses : historique des mouvements, envoi des alertes par SMS ou par mail, droits des utilisateurs, vue en temps réel de la disponibilité des clés, etc.

Améliorer la traçabilité de vos clés avec une plateforme en ligne de gestion de clé

À un moment ou à un autre en entreprise, la question de la traçabilité de vos clés finit par poser problème et dès lors que les clés sont partagées par plusieurs individus, et on en arrive à des situations d’organisation qui se compliquent. Une question se pose : comment faire pour bien gérer les clés et limiter les pertes de celle-ci ? 

La traçabilité des clés dans le milieu professionnel

Transmettre des clés dans une entreprise nécessite le plus souvent une organisation rigoureuse au niveau de la gestion de clés. En effet, dans de nombreux cas, les professionnels remarquent un véritable manque de traçabilité que ce soit pour une location ou pour les confier à un agent d’entretien, un plombier avant une relocation, etc…

Aujourd’hui, la traçabilité des clés en entreprise se fait manuellement, et souvent à l’aide d’un tableau Excel et cela peut engendrer des complications quand celles-ci sont passées de main en main sur le terrain.

Une mauvaise organisation des clés : un manque de traçabilité de vos clés 

Après avoir pris contact avec plusieurs entreprises nous avons remarqué que les difficultés dans le manque de la traçabilité des clés restent similaire :

  • Lors de la passation de clé, aucun suivi ou traçabilité de cet échange 
  • Aucune possibilité de savoir si la clé a bien été remise sauf quand il est trop tard (la clé n’est plus en agence et cela               fait 2 semaines qu’elle est sortie par exemple) 
  • Aucune possibilité de tracer et suivre les mouvements de la clé d’un prestataire à l’autre
  • Une fatigue et une perte de temps des collaborateurs qui gèrent les clés au quotidien…

C’est pour cette raison que nous avons développé une solution en ligne de gestion de clés qui vise à  améliorer votre organisation des clés et vous apporte une traçabilité de vos clés.

 

Myloby, solution de gestion de clés

En partant de ce constat et ainsi répondre à cette problématique de la traçabilité des clés, nous avons conçu un outil simple qui permet aux professionnels de suivre plus efficacement les mouvements de clés et l’organisation des trousseaux, que ça soit en agence mais aussi les échanges sur le terrain dans le but d’optimiser la gestion des clés. 

La plateforme en ligne Myloby vous permet de suivre et de tracer automatiquement les clés. Grâce à cette solution, on évite les pertes et les vols en se libérant d’une tâche récurrente et chronophage.

Myloby propose une solution qui profite à tous. Les agences font gagner du temps à leurs collaborateurs  ce qui permet à leurs équipes de se focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée améliorant ainsi leurs résultats. En enlevant le souci lié à la gestion de clé dans le quotidien des collaborateurs, cela permet de diminuer leur charge mentale et donc d’améliorer leur quotidien au travail ayant un impact direct sur leur productivité. 

Myloby et ses avantages : (conclusion de notre solution simplifiée)

  • Des alertes en temps réel en cas de non-retour de la clé
  • Une cartographie de vos clés en temps réel 
  • La suppression des tâches administratives chronophages
  • La traçabilité et le suivi complet de votre clé (en agence, mais également sur le terrain)

Vous souhaitez en savoir plus ?

Calculez dès maintenant vos économies générées avec Myloby !

Comment tracer vos clés avec Myloby ?

Avec Myloby, nous proposons une traçabilité de vos clés à tout instant, ce qui vous permettra de toujours avoir qui détient la clé sur le terrain ou de savoir où celle-ci est rangée dans votre agence immobilière

Cette fonctionnalité comprend : 

  • La possibilité de suivre et tracer les mouvements de clé en agence, mais également sur le terrain si un prestataire a             donné la clé à un prestataire B. 
  • Une automatisation de la traçabilité des données de sortie/entrée de chaque clé dans Myloby au moment du scan du         QR code 
  • La possibilité de savoir qui a récupéré la clé en dans l’agence immobilière et/ou qui a la clé en temps réel 
  • Un historique complet de tous les échanges de clés, pour toujours pouvoir s’y référer en cas de besoin

Avec Myloby vous avez également de nombreuses autres avantages :

Gardez toujours un œil sur vos clés

Suivez en temps réel l’ensemble de vos clés sur une interface unique

Automatisez les tâches administratives

Il vous suffit d’un simple scan QR code pour remplacer les bons de sorties

Sécurisez l’accès à vos clés

Seules les personnes autorisées peuvent récupérer les clés

La gestion des droits d’accès

Déléguez ou supprimez la gestion de vos accès aux personnes autorisées

MyLoby est donc la solution de gestion de clés qui vous apportera à vous et à vos collaborateurs un contrôle et une visibilité tout en automatisant la traçabilité de vos trousseaux de clés en agence et sur le terrain. MyLoby vous accompagne également lors de la réception des clés et le rangement du trousseau dans l’agence 

Vous pouvez également demander une démo personnalisée pour échanger avec notre équipe sur vos besoins et vous présenter notre solution.

Myloby : Une solution pour les agences immobilières

La gestion des trousseaux de clés est une tâche compliquée pour de nombreuses entreprises notamment pour les agences immobilières. La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les agences avec un grand nombre de clés en circulation, nécessitant temps et organisation pour les gérer et éviter des impacts négatifs sur l’agence. Ainsi, au travers de cet article nous allons voir comment les clés sont aujourd’hui gérées dans une majorité d’agences et comment mieux les gérer au quotidien.  

 

Comment fonctionne la gestion de clé en agence immobilière ?

Afin d’apporter la solution la plus complète possible, il est nécessaire de comprendre les différents enjeux et fonctionnements de la gestion des clés pour une agence. Nous avons donc pris contact avec plusieurs agences telles que des agences de gestion locative ou encore de syndic de copropriété. Suite à nos appels auprès de ces plusieurs agences et à différentes zones géographiques, leurs gestions de clés restent similaire :  

Pour récupérer la clé en agence immobilière

En agence, pour récupérer les clés le gérant ou l’assistant doit mandater un prestataire pour que celui-ci les récupère et l’information est transmise (par mail ou par téléphone, parfois même seulement à l’oral entre deux portes) à la personne en charge de l’accueil.

Chaque clé en agence contient un numéro de série qui doit être entré dans le tableau Excel ou le cahier de bord et de suivi pour connaître l’emplacement de la clé dans la boîte de rangement.

Pour récupérer la clé, le prestataire doit passer à l’agence et la personne en charge de l’accueil va sur le tableur Excel de clés pour savoir à quel endroit se trouve la clé dans l’armoire de rangement . La personne de l’accueil demande ensuite au prestataire de signer un bon de sortie qu’elle classe ensuite dans le cahier de bord avec la date et l’heure de sortie de la clé. Enfin pour garder un suivi de cette clé,la personne en charge de l’accueil entre dans le tableau excel la date et l’heure à laquelle la clé est sortie.

 Pour déposer la clé en agence : 

Pour effectuer le retour de la clé en agence par le prestataire, une signature sur le bon de retour est nécessaire. La personne entre donc dans le tableau excel que la clé est bien rentrée (heure, date) et prend note de l’emplacement de la clé dans la boîte.

Si l’agence est fermée, le retour de la clé par le prestataire peut être effectué directement dans la boîte aux lettres de celle-ci, sans réel traçage ou garantie. 

 Problèmes relevés dans la gestion des clés

Après avoir compris le fonctionnement de la gestion des clés en agence, nous avons pu relever différents problèmes : 

  1. L’invitation d’accès à la clé peut s’avérer chronophage (pas d’automatisation)
  2. Difficulté de transmission de l’information si la personne chargée de l’accueil change dans la journée et donc risque d’erreur/oubli. 
  3. Aucune indication si la clé est bien présente en agence ou déjà avec un autre prestataire / gestionnaire
  4. Impossibilité de savoir qui a récupéré la clé dans l’agence et quand
  5. Le gestionnaire n’a jamais de visibilité sur le départ de la clé de l’agence par le prestataire, ce qui s’avère problématique pour le suivi des travaux ou chantiers 
  6. Le temps passé à mettre à jour manuellement le tableur Excel s’avère long et rébarbatif
  7. La traçabilité et suivi de la clé :
  • Lors de la passation de clé, aucun suivi ou traçabilité de cet échange 
  • Aucune possibilité de savoir si la clé a bien été remise sauf quand il est trop tard (la clé n’est plus en agence et cela fait 2 semaines qu’elle est sortie par exemple) 
  • Aucune possibilité de tracer et suivre les mouvements de la clé d’un prestataire à l’autre

Une mauvaise gestion des clés en agence pouvant nuire à l’image de l’entreprise

 Une mauvaise gestion des clés dans une agence peut avoir de réel impact sur celle-ci : 

  • Une perte de temps sur les formulaires de transactions 
  • Des difficultés pour retrouver celles qui peuvent dater de plusieurs semaines.
  • Engendrer une clé non disponible ou perdue et ainsi retarder l’avancée des travaux d’un bien immobilier 
  • Cela peut également avoir un impact financier s’il est nécessaire à un moment de changer des pièces de la boîte à clés, si une clé est perdue ou volée
  • Un impact sur l’image de marque de l’agence et du groupe
  • Une fatigue et une perte de temps des collaborateurs qui gèrent les clés au quotidien…

Myloby une solution de gestion de clés pour les professionnels de la gestion locative et de la copropriété

MyLoby est une plateforme de gestion de clé en ligne pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Créé il y a plus de 3 ans, MyLoby vous facilite la gestion de vos clés en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Calculez dès maintenant vos économies générées avec Myloby !

Myloby, un logiciel construit avec les agences immobilières pour répondre à leurs besoins :

En partant des problématiques évoquées précédemment et grâce à des échanges continues avec les principaux intéressés, nous avons développé une solution intuitive et adaptée pour remédier à la mauvaise gestion des clés en agences. Pour ce faire, nous proposons de nombreuses fonctionnalités : 

 

L’invitation à récupérer une clé : 

Avec Myloby, l’invitation pour le prestataire se fait par mail depuis l’interface du gestionnaire.  

Plus besoin de communiquer avec la personne en charge de l’accueil.

 

Visibilité de la clé facilitée  : 

L’indication du rangement de la clé est indiquée sur le QR code accroché aux portes-clé. Le prestataire venant récupérer la clé indique ce numéro à la personne chargée de l’accueil. 

Plus besoin d’aller sur le logiciel pour récupérer l’endroit où se trouve la clé dans le rangement de clé et diminution du risque de perte du trousseau en agence

 

Des créneaux horaires ou plages de dates pour accéder à la clé :

Avec Myloby, vous avez la possibilité de donner des créneaux d’accès à la clé permettant de savoir si une clé n’a pas été rendue à l’heure évitant ainsi des déconvenues (pertes de la clé, temps perdu pour rechercher où se trouve la clé, etc…) 

Plus de perte et de temps perdu pour rechercher la clé avant de se rendre compte qu’elle est perdu

 

Si l’agence est fermée : 

Myloby donne la possibilité au prestataire d’indiquer, via notre plateforme, qu’il a mis la clé dans la boite aux lettres de l’agence, prévenant ainsi la personne en charge de l’accueil par un email automatique.

La personne en charge de l’accueil n’a plus besoin de s’inquiéter pour savoir si la clé a bien été dans la boîte aux lettres, celle-ci est notifiée par e-mail automatiquement.

Une meilleure traçabilité : 

  • Myloby offre la possibilité de suivre et tracer les mouvements de clé en agence, mais également sur le terrain si un prestataire a donné la clé à un prestataire B. 
  • Automatisation de la traçabilité des données de sortie/entrée de chaque clé dans Myloby au moment du scan du QR code 
  • La possibilité de savoir qui a récupéré la clé en dans l’agence immobilière et/ou qui a la clé en temps réel 
  • Un historique complet de tous les échanges de clés, pour toujours pouvoir s’y référer en cas de besoin

Grâce à cette fonctionnalité, nous proposons de toujours savoir qui a la clé en engageant la responsabilité de chaque prestataire. 

 

Notre réseau de relais ou votre réseau d’agences :

Avec Myloby, vous avez la possibilité d’utiliser ponctuellement notre réseau de relais sur toute la France. De plus, vous avez la possibilité de créer votre propre réseau de relais si vous avez plusieurs agences. 

Vous optimiser le temps de déplacement d’un prestataire lors d’une rénovation 

 

Intégration de notre solution

Vous avez la possibilité d’intégrer notre solution de gestion des clés au sein de votre agence. Le prestataire pourra recevoir un lien unique et identifiable lui permettant de récupérer une clé. 

La simplicité de notre solution vous permet d’intégrer Myloby à votre propre système

 

Gestion de groupes

Vous avez également la possibilité avec Myloby de gérer votre gestion de groupe (groupes de clés, groupes de gestionnaires, groupes d’invités).

Grâce à cette fonctionnalité, vous faciliter l’ajout de masse sur une clé tout en garantissant une traçabilité personnalisée

Nouvelles fonctionnalités

Des mises à jours continues vous seront également proposées prochainement avec de nouvelles fonctionnalités selon les retours et besoins de nos utilisateurs, le tout sans actions de votre part et sans frais supplémentaires. 

Ces mises à jour sont une évolutivité du système qui nous permet d’être au plus proche des besoins de nos utilisateurs.

Retours terrain de nos clients

“En charge de la relocation, beaucoup de prestataires viennent récupérer les clés à l’agence. Je perdais un temps fou à identifier les prestataires, savoir s’ils avaient bien pris la bonne clé et si celle-ci était bien revenue. Je teste Myloby depuis deux mois maintenant et j’en suis très satisfaite.Un vrai gain de temps et de logistique ! ”

Françoise B. Responsable Gestion Locative

“Je suis un prestataire pour une OPH. Avant Myloby, je pouvais passer 15 minutes avant de récupérer la clé. Maintenant j’en ai pour moins d’une minute. Je pense à utiliser le système pour mes propres chantiers également.

Ahmed H.  Responsable métier plâtrerie-peinture